CRM-instellingen in Bitrix24: de belangrijkste gebieden in overzicht

Paul Streck

27 maart 2024

Bitrix24 biedt talrijke instellingen om jullie CRM-systeem individueel en nauwkeurig in te richten. In dit artikel lopen we de belangrijkste CRM-instellingen stap voor stap door, zodat jullie Bitrix24 optimaal kunnen benutten.

Waarom specifieke CRM-instellingen belangrijk zijn

Naast de algemene instellingen die jullie al in het linkermenu vinden, biedt Bitrix24 modulegebonden instellingen die vooral voor de CRM-module doorslaggevend zijn. Elke klant, elk bedrijf werkt anders en heeft individuele eisen. Dankzij gedetailleerde CRM-instellingen kunnen jullie Bitrix24 perfect op jullie behoeften afstemmen, zodat het precies het instrument wordt dat jullie dagelijks nodig hebben.

Wie mag CRM-instellingen bewerken?

Eerst het goede nieuws: jullie hoeven niet per se systeembeheerder te zijn om de CRM-module aan te passen. In Bitrix24 bestaat een speciale rol, namelijk de CRM-beheerder. Deze gebruiker kan de CRM-instellingen onafhankelijk van superadmin-rechten beheren. Jullie kunnen deze bevoegdheid heel eenvoudig toekennen: open de instellingen, ga naar het gedeelte „Toegangsrechten" en scroll in de rechtenmatrix naar beneden. Daar vinden jullie de optie „Gebruiker kan instellingen bewerken".

De 10 belangrijkste instellingsgebieden in het CRM

1. Keuzelijsten In dit gebied kunnen jullie systeemvelden aanpassen, bijv. het veld „Bron". Jullie kunnen hier nieuwe parameters toevoegen, volgordes wijzigen of bestaande opties individueel aanpassen. Ontbreekt bijvoorbeeld „Google Ads" als bron? Gewoon toevoegen, opslaan – klaar.
2. Producteigenschappen Wanneer jullie met Bitrix24 offertes of facturen opstellen, is dit gebied essentieel. Hier definiëren jullie belangrijke producteigenschappen, zoals bijvoorbeeld beschrijvingen voor diensten. Belangrijk: eerst eigenschappen vastleggen, dan in de productcatalogus producten of diensten aanmaken – niet omgekeerd.
3. Informatie over het bedrijf Hebben jullie meerdere bedrijven binnen een concern of factureren jullie mandantspecifiek, dan kunnen jullie hier de verschillende vennootschappen vastleggen. Daardoor wordt het eenvoudiger om bij offertes, facturen en rapporten het juiste bedrijf te selecteren.
4. Instellingen van formulieren en gebieden Jullie veld-cockpit: ontbreekt jullie een bepaald veld, bijvoorbeeld de verjaardag van jullie klanten? Maak dit veld gewoon aan in het gebied „Contact", sla het op en gebruik het direct in jullie CRM.
5. Toegangsrechten Toegangsrechten worden beheerd via een overzichtelijke matrix, waarin acties zoals lezen, bewerken of verwijderen worden gekoppeld aan CRM-elementen zoals leads, orders of contacten. Maak eerst rollen aan, definieer duidelijke toegangsregels en wijs deze rollen vervolgens toe aan afzonderlijke gebruikers of hele afdelingen. Het lijkt ingewikkeld, maar met wat oefening is het eenvoudig en intuïtief.
6. E-mailinstellingen Hier kunnen jullie jullie e-mailaccounts met Bitrix24 verbinden en individuele sjablonen opstellen. Deze sjablonen kunnen specifiek voor leads, contacten, bedrijven of orders worden aangepast, wat jullie veel tijd bespaart en een uniforme communicatie waarborgt.
7. Sjabloon voor de automatische nummering Voor iedereen die offertes of facturen rechtstreeks via Bitrix24 opstelt, is deze instelling onmisbaar. Leg hier vast hoe nummerblokken en de gehele nummering opgebouwd moeten worden. Zo verloopt jullie documentatie automatisch en overzichtelijk.
8. Overige (verborgen instellingen) Het gebied „Overige" bevat verborgen, maar nuttige opties voor de individuele aanpassing van jullie CRM. Zo kunnen jullie bijvoorbeeld vastleggen of verwijderde elementen onherroepelijk worden verwijderd of eerst naar de prullenbak worden verplaatst.

Conclusie

Overigens: wanneer jullie deze CRM-instellingen liever in de vorm van een video willen leren kennen, kijk dan zeker eens op ons YouTube-kanaal. Daar vinden jullie een uitvoerige tutorial die jullie stap voor stap door alle beschreven gebieden leidt.

De CRM-instellingen in Bitrix24 bieden uitgebreide mogelijkheden om jullie systeem individueel aan te passen. Hoe nauwkeuriger jullie jullie CRM op jullie behoeften afstemmen, des te efficiënter werkt jullie team in de praktijk. Probeer het uit en maak van Bitrix24 jullie persoonlijke succesinstrument!

Hebben jullie nog meer vragen of wensen over specifieke CRM-thema's? Schrijf ons gerust – wij kijken uit naar jullie feedback!