Bitrix24 CoPilot: KI direkt in CRM, Aufgaben und Kommunikation nutzen

Paul Streck

01. Juni 2024

Künstliche Intelligenz entwickelt sich zunehmend von einem separaten Werkzeug, das nur bei Bedarf eingesetzt wird, zu einem festen Bestandteil moderner Arbeitsprozesse. Für die meisten Unternehmen stellt sich daher nicht mehr die Frage, ob KI grundsätzlich sinnvoll ist. Entscheidend ist vielmehr, in welchen Bereichen sie den Arbeitsalltag tatsächlich erleichtert und spürbare Entlastung schafft.

In Bitrix24 sind die KI-Funktionen unter CoPilot gebündelt und direkt in die gewohnten Arbeitsbereiche integriert – darunter CRM, Aufgaben, Chats, Videocalls, Websites und die Zusammenarbeit im Team. Nutzerinnen und Nutzer müssen dadurch nicht zwischen verschiedenen Diensten wechseln, Informationen manuell kopieren oder Daten von einem System in ein anderes übertragen. Viele Arbeitsschritte lassen sich direkt innerhalb der bestehenden Arbeitsumgebung erledigen.

Rund um künstliche Intelligenz besteht jedoch weiterhin ein weitverbreitetes Missverständnis. Häufig wird erwartet, dass KI Mitarbeitende vollständig ersetzt oder geschäftliche Aufgaben automatisch und ohne weitere Steuerung löst. In der Praxis entsteht der größte Nutzen meist nicht durch radikale Veränderungen, sondern durch die Optimierung kleiner, wiederkehrender Prozesse, die sich im Arbeitsalltag dutzendfach wiederholen.

Bitrix24 CoPilot einfach erklärt

Wenn von künstlicher Intelligenz die Rede ist, denken viele zunächst an einen separaten Chat im Browser oder in einer App: Man stellt eine Frage, erhält eine Antwort und überträgt die Informationen anschließend manuell in die eigenen Arbeitswerkzeuge. In Bitrix24 funktioniert dieser Ansatz anders. CoPilot ist kein separates Programm und kein zusätzlicher Dienst, sondern ein integrierter KI-Assistent, der direkt innerhalb von Bitrix24 arbeitet.

CoPilot unterstützt Mitarbeitende bei alltäglichen Aufgaben genau dort, wo sie ohnehin arbeiten: im CRM, in Aufgaben, Chats, Videocalls, E-Mails und weiteren Bitrix24-Tools.

Es ist nicht notwendig, zusätzliche Tabs zu öffnen, Gesprächsverläufe zu kopieren, Texte zwischen verschiedenen Diensten zu übertragen oder aus Besprechungen manuell Aufgaben zu erstellen. Gerade solche kleinen Zwischenschritte kosten im Arbeitsalltag oft mehr Zeit, als es auf den ersten Blick scheint.

Im Kern lässt sich CoPilot als digitaler Assistent verstehen, der einen Teil der wiederkehrenden Arbeit übernimmt. Er trifft keine Entscheidungen anstelle der Mitarbeitenden und ersetzt keine Fachkräfte. Stattdessen hilft er dabei, Routineaufgaben schneller zu erledigen, manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren und vorhandene Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten.

Wo lässt sich KI in Bitrix24 einsetzen?

Eine der Stärken von CoPilot besteht darin, dass der KI-Assistent nicht auf ein einzelnes Tool oder einen isolierten Bereich beschränkt ist. Die KI-Funktionen sind in verschiedene Arbeitsprozesse von Bitrix24 eingebunden und können daher an vielen Stellen im Unternehmensalltag genutzt werden – von der Kundenkommunikation über die Nachbereitung von Meetings bis hin zur Projektarbeit.

Die wichtigsten Einsatzbereiche von CoPilot in Bitrix24 sind:

1. CRM CoPilot unterstützt bei der Arbeit mit Kundendaten, hilft bei der Analyse von Kommunikation, kann Informationen zu Deals strukturieren und reduziert den Aufwand für manuelle Dateneingaben.
2. Aufgaben und Projekte Bei der Erstellung von Aufgaben, Beschreibungen, Checklisten und Arbeitsabläufen kann CoPilot helfen, Inhalte schneller zu formulieren und Prozesse im Team klarer zu organisieren.
3. Chats und Zusammenarbeit In der internen Kommunikation unterstützt CoPilot dabei, Nachrichten, Diskussionen und Abstimmungen effizienter zu bearbeiten und wichtige Informationen schneller zu erfassen.
4. E-Mails und Textnachrichten CoPilot kann bei der Erstellung, Bearbeitung, Übersetzung und Optimierung von Texten unterschiedlicher Formate eingesetzt werden – etwa für Kundenmails, interne Nachrichten oder kurze Antwortvorlagen.
5. Videocalls und Meetings Nach Besprechungen hilft CoPilot dabei, zentrale Punkte zusammenzufassen, Vereinbarungen festzuhalten und Informationen übersichtlich zu strukturieren.
6. Unternehmensfeed und interne Kommunikation Für Beiträge im Unternehmensfeed, Ankündigungen, interne News oder Mitteilungen an Mitarbeitende kann CoPilot passende Textentwürfe erstellen oder vorhandene Inhalte überarbeiten.
7. Websites und Landingpages Auch bei der Arbeit an Websites kann CoPilot unterstützen – zum Beispiel bei der Entwicklung von Seitenstrukturen, der Erstellung von Texten oder der schnellen Vorbereitung einzelner Inhaltsblöcke.
8. Mobile App von Bitrix24 Ein Teil der KI-Funktionen lässt sich auch unterwegs nutzen. So können Mitarbeitende Aufgaben, Nachrichten und Informationen direkt über das Smartphone bearbeiten, ohne an den Arbeitsplatz im Büro gebunden zu sein.

CoPilot ist dabei nicht als separates Werkzeug gedacht, das für jede Aufgabe manuell gestartet werden muss. Der zentrale Gedanke besteht darin, Mitarbeitende direkt während der Arbeit zu unterstützen und wiederkehrende Schritte im Arbeitsalltag zu reduzieren.

Für wen ist CoPilot in Bitrix24 besonders nützlich?

Die KI-Funktionen in Bitrix24 sind nicht auf eine bestimmte Position oder einzelne Abteilung beschränkt. CoPilot kann überall dort eingesetzt werden, wo Mitarbeitende regelmäßig mit Texten, Aufgaben, Kommunikation, Kundendaten oder größeren Informationsmengen arbeiten.

Besonders hilfreich ist CoPilot in Bitrix24 für folgende Zielgruppen:

1. Geschäftsführung und Unternehmensinhaber CoPilot unterstützt dabei, Informationen schneller zu erfassen, Aufgaben im Blick zu behalten, kurze Zusammenfassungen von Meetings zu erhalten und wiederkehrende Routineaufgaben im Team zu reduzieren.
2. Vertriebsmitarbeitende Im Vertrieb kann CoPilot die Arbeit mit dem CRM vereinfachen, Kundenkommunikation aufbereiten, Antwortvorschläge erstellen, Vereinbarungen festhalten und bei der Analyse von Gesprächen unterstützen.
3. Projektmanagerinnen und Projektmanager Bei der Projektarbeit hilft CoPilot dabei, Aufgaben schneller zu erstellen, Diskussionen zu strukturieren, Checklisten vorzubereiten und Arbeitsprozesse übersichtlich zu organisieren.
4. Marketing- und Content-Teams CoPilot kann bei der Erstellung von Texten, Beiträgen, Beschreibungen, Werbematerialien und bei der Verarbeitung größerer Informationsmengen unterstützen.
5. HR-Abteilungen Im Personalbereich lässt sich CoPilot beispielsweise für interne Mitteilungen, Stellenbeschreibungen, die Aufbereitung von Bewerbungsunterlagen oder die Kommunikation mit Kandidatinnen und Kandidaten einsetzen.
6. Support- und Kundenservice-Teams Bei vielen wiederkehrenden Anfragen hilft CoPilot dabei, schneller zu antworten, Informationen klarer zu strukturieren und die tägliche Arbeitsbelastung zu reduzieren.
7. Internationale und verteilte Teams Besonders nützlich ist CoPilot für Unternehmen, die in mehreren Sprachen arbeiten oder mit Mitarbeitenden, Partnern und Kunden aus verschiedenen Ländern kommunizieren.

Für die Nutzung von CoPilot sind keine tiefgehenden technischen Kenntnisse und keine Programmierkenntnisse erforderlich. Viele Teams beginnen mit einfachen Anwendungsfällen – etwa mit der Erstellung von Texten, der Nachbereitung von Meetings oder der Arbeit mit Aufgaben. Gerade diese alltäglichen Szenarien zeigen oft am schnellsten, welchen praktischen Nutzen KI in Bitrix24 bieten kann.

Was sollte man vor dem Einsatz von KI beachten?

Trotz der schnellen Entwicklung künstlicher Intelligenz sollte KI vor allem als Arbeitsinstrument verstanden werden – nicht als vollständig autonome Lösung, die Geschäftsprozesse ohne menschliche Beteiligung selbstständig steuert.

CoPilot kann Arbeitsabläufe beschleunigen, Routineaufgaben reduzieren und Informationen schneller aufbereiten. Das endgültige Ergebnis hängt jedoch weiterhin vom Menschen ab: von der klar formulierten Aufgabe, der Prüfung der Inhalte und der fachlich richtigen Entscheidung.

Das Ziel von CoPilot besteht nicht darin, Mitarbeitende zu ersetzen. Vielmehr geht es darum, wiederkehrende Arbeitsschritte zu vereinfachen und mehr Zeit für Aufgaben zu schaffen, die Aufmerksamkeit, Erfahrung und Verantwortung erfordern.

Genau dieser Ansatz hilft Unternehmen dabei, KI realistisch und ohne überhöhte Erwartungen einzuführen. So lassen sich Schritt für Schritt Anwendungsfälle finden, die dem Team im Arbeitsalltag tatsächlich einen praktischen Nutzen bringen.

In den folgenden Beiträgen zeigen wir genauer, wie CoPilot bei der Arbeit mit Texten, Aufgaben und Vertriebsprozessen eingesetzt werden kann – und worauf Unternehmen achten sollten, wenn sie KI sinnvoll in ihre Arbeitsabläufe integrieren möchten.