CRM-Einstellungen in Bitrix24: Die wichtigsten Bereiche im Überblick
Bitrix24 bietet zahlreiche Einstellungen, um euer CRM-System individuell und passgenau einzurichten. In diesem Artikel gehen wir die wichtigsten CRM-Einstellungen Schritt für Schritt durch, damit ihr Bitrix24 optimal nutzen könnt.
Warum spezifische CRM-Einstellungen wichtig sind
Neben den allgemeinen Einstellungen, die ihr bereits im linken Menü findet, bietet Bitrix24 modulbezogene Einstellungen, die besonders für das CRM-Modul entscheidend sind. Jeder Kunde, jedes Unternehmen arbeitet anders und hat individuelle Anforderungen. Dank detaillierter CRM-Einstellungen könnt ihr Bitrix24 perfekt auf eure Bedürfnisse zuschneiden, sodass es genau das Werkzeug wird, das ihr täglich braucht.
Wer darf CRM-Einstellungen bearbeiten?
Die gute Nachricht zuerst: Ihr müsst nicht zwingend Systemadministrator sein, um das CRM-Modul anzupassen. In Bitrix24 gibt es eine spezielle Rolle, nämlich den CRM-Administrator. Dieser Nutzer kann die CRM-Einstellungen unabhängig von Super-Admin-Rechten verwalten. Ihr könnt diese Berechtigung ganz einfach vergeben: Öffnet die Einstellungen, geht auf den Bereich „Zugriffsrechte“ und scrollt in der Berechtigungsmatrix nach unten. Dort findet ihr die Option „Nutzer kann Einstellungen bearbeiten“.
Die 10 wichtigsten Einstellungsbereiche im CRM
- Auswahllisten
In diesem Bereich könnt ihr Systemfelder anpassen, z. B. das Feld „Quelle“. Ihr könnt hier neue Parameter hinzufügen, Reihenfolgen ändern oder bestehende Optionen individuell anpassen. Fehlt etwa „Google Ads“ als Quelle? Einfach hinzufügen, speichern – fertig.
- Produkteigenschaften
Wenn ihr mit Bitrix24 Angebote oder Rechnungen erstellt, ist dieser Bereich essenziell. Hier definiert ihr wichtige Produkteigenschaften, wie etwa Beschreibungen für Dienstleistungen. Wichtig: Zuerst Eigenschaften festlegen, dann im Produktkatalog Produkte oder Dienstleistungen anlegen – nicht umgekehrt.
- Informationen zum Unternehmen
Habt ihr mehrere Unternehmen innerhalb einer Unternehmensgruppe oder rechnet mandantenspezifisch ab, könnt ihr hier die verschiedenen Gesellschaften hinterlegen. Dadurch wird es einfacher, bei Angeboten, Rechnungen und Reports die richtige Firma auszuwählen.
- Einstellungen von Formularen und Bereichen
Euer Feld-Cockpit: Fehlt euch ein bestimmtes Feld, beispielsweise der Geburtstag eurer Kunden? Legt dieses Feld einfach im Bereich „Kontakt“ an, speichert es ab und nutzt es direkt in eurem CRM.
- Zugriffsrechte
Zugriffsrechte werden über eine übersichtliche Matrix verwaltet, in der Aktionen wie Lesen, Bearbeiten oder Löschen mit CRM-Elementen wie Leads, Aufträgen oder Kontakten verknüpft sind. Erstellt zunächst Rollen, definiert klare Zugriffsregeln und weist diese Rollen dann einzelnen Nutzern oder ganzen Abteilungen zu. Es wirkt kompliziert, aber mit etwas Übung ist es einfach und intuitiv.
- E-Mail-Einstellungen
Hier könnt ihr eure E-Mail-Konten mit Bitrix24 verbinden und individuelle Vorlagen erstellen. Diese Vorlagen können spezifisch für Leads, Kontakte, Unternehmen oder Aufträge angepasst werden, was euch viel Zeit spart und eine einheitliche Kommunikation sicherstellt.
- Vorlage zur automatischen Nummerierung
Für alle, die Angebote oder Rechnungen direkt über Bitrix24 erstellen, ist diese Einstellung unverzichtbar. Legt hier fest, wie Nummernblöcke und die gesamte Nummerierung aufgebaut werden sollen. So läuft eure Dokumentation automatisch und übersichtlich ab.
- Sonstiges (versteckte Einstellungen)
Der Bereich „Sonstiges“ enthält versteckte, aber nützliche Optionen zur individuellen Anpassung eures CRMs. Zum Beispiel könnt ihr festlegen, ob gelöschte Elemente unwiderruflich entfernt oder zunächst in den Papierkorb verschoben werden.
Fazit
Übrigens: Wenn ihr diese CRM-Einstellungen lieber in Form eines Videos kennenlernen möchtet, schaut unbedingt auf unserem YouTube-Kanal vorbei. Dort findet ihr ein ausführliches Tutorial, das euch Schritt für Schritt durch alle beschriebenen Bereiche führt.
Die CRM-Einstellungen in Bitrix24 bieten umfangreiche Möglichkeiten, euer System individuell anzupassen. Je genauer ihr euer CRM auf eure Bedürfnisse abstimmt, desto effizienter arbeitet euer Team im Alltag. Probiert es aus und macht Bitrix24 zu eurem persönlichen Erfolgswerkzeug!
Habt ihr weitere Fragen oder Wünsche zu spezifischen CRM-Themen? Schreibt uns gern – wir freuen uns auf euer Feedback!