Opret CRM-mapper automatisk
workflows
18.06.2026
Problem
I Bitrix24 findes der som standard ingen gennemgående automatisk forbindelse mellem CRM-elementer og en ensartet mappestruktur i Drive.
Når en ny kunde, deal eller et andet CRM-element oprettes, skal medarbejderne ofte oprette den passende mappe manuelt, navngive den korrekt og derefter linke den i CRM. Denne arbejdsgang koster tid og bliver let glemt i hverdagen.
Typiske vanskeligheder:
- For nye CRM-elementer oprettes der ikke automatisk passende mapper.
- Medarbejdere opretter mapper manuelt og bruger derved forskellige navne og strukturer.
- Links til dokumentarkiver skal indsættes separat i CRM-felter eller kommentarer.
- Kontrakter, fakturaer, tilbud, fotos og andre filer ligger i forskellige mapper eller områder.
- Dokumenter kan ikke altid entydigt henføres til en kunde, deal eller et projekt.
- Medarbejdere skal skifte mellem CRM og Drive og lede efter det rigtige placeringssted.
- Ved flere afdelinger opstår forskellige mappestrukturer, dublerede filer eller manglende adgangsrettigheder.
- Nye teammedlemmer kan kun vanskeligt gennemskue, hvor relevante bilag er gemt.
Især ved et stort antal kunder, deals eller projekter fører den manuelle arkivering til tidstab, fejl og en stadig mere uoverskuelig dokumentstruktur.
Løsning
WAM IT opsætter en automatisk forbindelse mellem CRM-elementer og Drive-mapper ved hjælp af Bitrix24-forretningsprocesser.
Så snart et nyt CRM-element oprettes eller en fastlagt status nås, startes en forretningsproces automatisk. Denne opretter en passende mappe i det ønskede Drive-område og gemmer det direkte link i CRM.
Mappestrukturen, navngivningen og adgangslogikken tilpasses til din virksomheds arbejdsprocesser.
Sådan fungerer det:
- Ved oprettelse af en kunde, deal, lead, et projekt eller et andet CRM-element startes en forretningsproces automatisk.
- Processen opretter en ny mappe i det definerede område af Bitrix24 Drive.
- Mappenavnet genereres efter en fastlagt logik, for eksempel ud fra CRM-id, kundenavn, deal-betegnelse, projektnummer eller oprettelsesdato.
- Linket til den nyoprettede mappe gemmes automatisk i et CRM-felt.
- Medarbejdere kan åbne dokumentarkivet direkte fra den pågældende CRM-post.
- Forbindelsen forbliver entydigt tilknyttet kunden, dealen eller projektet.
- Mappeoprettelsen kan kobles til bestemte betingelser, faser eller statusværdier.
- Eksisterende CRM-felter og forretningsprocesser kan inddrages i automatiseringen.
Løsningen kan valgfrit udvides:
- Automatisk oprettelse af undermapper, for eksempel til kontrakter, tilbud, fakturaer, fotos, korrespondance eller tekniske bilag.
- Individuelle mappestrukturer for forskellige CRM-elementer eller forretningsområder.
- Automatisk tildeling af adgangsrettigheder efter afdeling, rolle, ansvarlig eller projektteam.
- Post i tidslinjen, så snart mappen er oprettet eller opdateret.
- Tilpasning af mappenavnet ved ændringer i CRM.
- Kontrol af, om der allerede findes en mappe, for at undgå dubletter.
- Oprettelse af mappen først fra en bestemt deal-fase eller efter en godkendelse.
- Automatisk arkivering af forberedte dokumentskabeloner.
- Forbindelse med opgaver, smart-processer eller andre interne arbejdsgange.
Løsningen implementeres med de eksisterende Bitrix24-forretningsprocesser. Yderligere eksterne moduler er ikke nødvendige for standardvarianten.
Resultat
Efter opsætningen får hvert relevant CRM-element automatisk en entydigt tilknyttet Drive-mappe.
Medarbejdere kan åbne og arkivere dokumenter direkte ved kunden, dealen eller projektet uden at oprette mapper manuelt, kopiere links eller lede efter det rigtige lagringssted.
- Automatisk og ensartet mappestruktur for kunder, deals, projekter eller andre CRM-elementer.
- 70-90 % mindre tidsforbrug ved oprettelse af arkiver og søgning efter dokumenter, afhængigt af den hidtidige proces og mappestrukturens omfang.
- Alle filer centralt tilgængelige pr. kunde eller projekt.
- Forbedret samarbejde mellem salg, bogholderi, projektstyring, service og andre teams.
- Ensartet og ren struktur uden dubletter.
