Sådan hjælper Bitrix24 CoPilot med e-mails, beskeder og tekster i virksomheden

Paul Streck

30. juni 2026

Arbejdet med tekster tager i virksomheder ofte mere tid, end det umiddelbart ser ud til. E-mails til kunder, beskeder til kolleger, kommentarer i opgaver, interne meddelelser og sammenfatninger af møder hører for mange teams til den daglige arbejdsdag.

Bitrix24 CoPilot kan lette dette arbejde mærkbart. AI-assistenten er integreret direkte i Bitrix24 og kan anvendes i e-mails, chats, opgaver og i CRM – uden ekstra værktøjer, uden konstant at skifte mellem forskellige applikationer og uden manuelt at kopiere indhold.

CoPilot erstatter ingen medarbejdere. Den understøtter dem i at forberede tekster hurtigere: for eksempel gennem udkast, strukturerede sammenfatninger, bedre formuleringer, oversættelser eller forkortede versioner af længere indhold. Det endelige resultat bør dog altid kontrolleres af en person.

Hvorfor tekstarbejde koster så meget tid

I forretningskommunikationen handler det ikke kun om at videregive oplysninger. De skal også formuleres forståeligt, passende og professionelt. En e-mail til en kunde bør lyde klar, høflig og forpligtende. En besked til teamet skal være kort og konkret. En kommentar i en opgave bør være struktureret. En intern meddelelse skal være så forståelig, at alle involverede forstår den samme information på samme måde.

Ofte ved medarbejderne allerede, hvad de vil sige. Tid koster frem for alt formen: at finde den rette tone, fjerne unødvendige detaljer, forenkle komplicerede formuleringer, oversætte en tekst eller lave en klar besked ud af lange noter.

CoPilot er særligt nyttig, når medarbejderne:

• hurtigt vil svare på en kundehenvendelse og samtidig skal bevare en professionel tone;
• vil sammenfatte lange e-mail-forløb eller chatbeskeder;
• efter et møde skal fastholde beslutninger og næste skridt;
• vil bearbejde den samme information til forskellige målgrupper;
• vil oversætte en tekst og samtidig bevare den forretningsmæssige stil;
• vil formulere en besked kortere, klarere eller mindre direkte.

I sådanne situationer fungerer CoPilot som en støtte ved den første tekstudformning. Medarbejderne kontrollerer derefter resultatet og tilpasser det efter behov.

Sådan formulerer man gode forespørgsler til CoPilot

Jo mere præcist opgaven beskrives, desto bedre er resultatet som regel. En forespørgsel som „Skriv en e-mail til kunden" er oftest for generel. Det er bedre direkte at give kontekst, modtager, mål, tonalitet og mulige begrænsninger med.

En hjælpsom struktur for CoPilot-forespørgsler er:

Opgave + kontekst + modtager + mål + tonalitet + begrænsninger

En upræcis prompt ville for eksempel være:

Skriv en e-mail til kunden.

En markant bedre prompt ville være:

Udarbejd en høflig e-mail til en kunde, der er interesseret i indførelsen af Bitrix24 i en virksomhed med 20 medarbejdere. Forklar, at tidsramme og omkostninger afhænger af omfanget af opsætningen. Foreslå en kort rådgivning og afslut e-mailen med en venlig opfordring til at vende tilbage.

I det andet tilfælde får CoPilot markant mere kontekst og kan udarbejde et udkast, der ligger tættere på den faktiske arbejdssituation. Også denne tekst skal kontrolleres, men medarbejderne behøver ikke længere at begynde helt forfra.

Forbered kundemails hurtigere

Kommunikationen med kunder kræver ofte særligt omhyggelige formuleringer. Det gælder frem for alt ved den første kontakt, ved svar på henvendelser, ved uddybende spørgsmål til detaljer, ved tilbud, ved terminforskydninger eller ved en høflig afvisning.

CoPilot kan hjælpe med at,

• udarbejde en e-mail på baggrund af en kort beskrivelse;
• videreføre en allerede påbegyndt tekst;
• forberede et svar på en kundehenvendelse;
• formulere en besked mere formelt eller venligere;
• rette fejl og forbedre formuleringer;
• forkorte for lange e-mails;
• oversætte tekster til et andet sprog.

Eksempler på CoPilot-forespørgsler:

Udarbejd et svar til en kunde. Han er interesseret i indførelsen af Bitrix24 i en virksomhed med 32 medarbejdere og vil forstå den omtrentlige tidsramme. Forklar, at en grundlæggende indførelse kan tage flere uger, men at den præcise vurdering afhænger af processer, integrationer og omfanget af opsætningen.

Formulér denne e-mail mere høfligt og forretningsmæssigt. Indholdet skal bevares, men for direkte formuleringer skal dæmpes.

Udarbejd en kort opfølgnings-e-mail efter en rådgivning. Tak for samtalen, sammenfat kort de næste skridt og foreslå at aftale et tidspunkt for det næste skridt.

Sådan får en salgs- eller servicemedarbejder et solidt grundlag, som vedkommende kan kontrollere, tilpasse til den konkrete kunde og derefter sende. Det er særligt nyttigt på områder, hvor lignende kommunikationssituationer gentager sig dagligt.

Evaluér lange beskeder og diskussioner hurtigere

Ikke alt tekstarbejde består i at skrive nye beskeder. Ofte koster læsning og evaluering af oplysninger lige så meget tid: lange e-mails, diskussioner i chats, kommentarer i opgaver, mødenoter eller materiale fra kunder.

CoPilot kan hjælpe med at erkende de vigtigste punkter hurtigere og bringe ustruktureret indhold ind i en klar sammenfatning.

Muligt er for eksempel:

• korte sammenfatninger af længere tekster;
• udpegning af centrale udsagn;
• lister med trufne beslutninger;
• åbne spørgsmål;
• næste opgaver og ansvarsområder;
• strukturerede planer ud fra længere diskussioner;
• forenklede formuleringer af komplekst indhold.

Eksempler på CoPilot-forespørgsler:

Sammenfat denne diskussion kort. Opdel resultatet i trufne beslutninger, åbne spørgsmål og næste skridt.

Omdan denne tekst til en struktureret opgaveliste for projektteamet.

Fremhæv kun de vigtigste aftaler med kunden fra korrespondancen.

Det er særligt praktisk, når medarbejdere senere træder ind i et projekt, ikke kunne deltage i et møde eller hurtigt vil forstå, hvad teamet er blevet enige om.

Tilpas tekster til forskellige kommunikationskanaler

Den samme information passer ikke automatisk til enhver kommunikationskanal. En e-mail til en kunde, en besked i teamchatten, en kommentar i en opgave, et indlæg i virksomhedsfeedet eller en kort information til ledelsen kræver forskellig længde, struktur og tonalitet.

CoPilot kan hurtigt tilpasse en eksisterende tekst til den passende kanal. Ud fra en længere projektbeskrivelse kan der for eksempel opstå:

• en kort besked til teamet;
• en forretningsmæssig e-mail til kunden;
• en intern meddelelse;
• en kommentar til en opgave;
• en kort ledelsessammenfatning;
• et indlæg til den interne virksomhedskommunikation.

Eksempler på CoPilot-forespørgsler:

Formulér denne tekst som en kort besked til arbejdsgruppen. Behold kun de vigtigste punkter, opgaver og frister.

Udarbejd en forretningsmæssig e-mail til kunden ud fra denne tekst. Strukturen skal være klar: tak, ærinde, næste skridt, høflig afslutning.

Tilpas denne tekst til en intern virksomhedsmeddelelse. Stilen skal være forståelig, rolig og professionel.

CoPilot hjælper dermed ikke kun med at skrive hurtigere, men også med at vælge den passende kommunikationsform til den enkelte situation.

Oversæt e-mails og beskeder direkte i Bitrix24

For virksomheder med internationale kunder, leverandører eller distribuerede teams hører flersprogede beskeder ofte til hverdagen. Ofte kopierer medarbejderne tekster ind i eksterne oversættelsesværktøjer, kontrollerer resultatet og overfører derefter oversættelsen tilbage til arbejdssystemet.

Med CoPilot kan dette arbejde udføres direkte i Bitrix24. Det er nyttigt, når en e-mail, en kommentar, en opgave eller en besked hurtigt skal oversættes, og den forretningsmæssige stil skal bevares.

CoPilot kan understøtte ved:

• oversættelse af e-mails og beskeder;
• bevarelse af den oprindelige tekststruktur;
• tilpasning til en forretningsmæssig tone;
• en venligere eller mere formel formulering;
• forenkling af komplekse formuleringer;
• forberedelse af et svar på kundens sprog.

Eksempler på CoPilot-forespørgsler:

Oversæt denne e-mail til engelsk og bevar en formel forretningsmæssig stil.

Oversæt denne besked til tysk og formulér den venligt, men ikke for uformelt.

Oversæt teksten til spansk og bevar strukturen: hilsen, hoveddel, næste skridt, afslutning.

For internationale teams reducerer det rutinearbejdet og undgår unødvendige skift mellem forskellige applikationer. Alligevel bør den oversatte tekst kontrolleres, især hvis den indeholder juridiske, økonomiske eller tekniske detaljer.

CoPilot-prompts til arbejdsdagen i Bitrix24

De følgende eksempler kan bruges som udgangspunkt og tilpasses til jeres egne processer.

Til et svar til en kunde:

• Udarbejd et høfligt svar til en kunde. Kunden spørger til mulighederne i Bitrix24 for salget. Forklar kort, at systemet hjælper med at administrere deals, dokumentere kommunikation og styre sælgernes opgaver. Foreslå til sidst en kort rådgivning.

Til en opfølgning efter et møde:

• Udarbejd en opfølgnings-e-mail efter en kundesamtale. Nævn, at vi har talt om indførelsen af Bitrix24, opsætningen af CRM-pipelinen, integrationen af e-mails og skoling af medarbejderne. Afslut med forslaget om at aftale det næste skridt.

Til en besked til kolleger:

• Formulér en kort besked til teamet. Meddel, at fristen for opgaven er flyttet til fredag, fordi kunden har sendt yderligere krav. Tonen skal være rolig og saglig.

Til evaluering af en længere korrespondance:

• Analysér denne korrespondance. Opdel resultatet i tre områder: Hvad er allerede besluttet? Hvilke spørgsmål er stadig åbne? Hvilke næste skridt skal udføres?

Til forbedring af en tekst:

• Bearbejd denne tekst. Den skal lyde kortere, mere forståelig og mere professionel. Behold indholdet og tilføj ingen nye fakta.

Til en oversættelse:

• Oversæt denne besked til tysk. Stilen skal være forretningsmæssig, men ikke virke for tør. Bevar strukturen og betydningen af kildeteksten.

Til en opgave i Bitrix24:

• Udarbejd en opgave for teamet på baggrund af denne beskrivelse. Tilføj mål, vigtigste skridt, forventet resultat og en tjekliste.

Hvad der bør kontrolleres inden afsendelse

CoPilot kan accelerere tekstforberedelsen, men bør ikke anvendes uden kontrol. Inden afsendelse af en e-mail, besked eller intern meddelelse bør medarbejderne kontrollere:

• om navne, virksomhedsbetegnelser, datoer, beløb og frister er korrekte;
• om der ikke indgår tilsagn, som virksomheden ikke kan overholde;
• om tonen passer til situationen og modtageren;
• om den oprindelige mening er bevaret;
• om der ikke står fortrolige oplysninger i teksten;
• om fagbegreber er oversat korrekt;
• om teksten passer til virksomhedens kommunikationsstandarder;
• om beskeden ikke lyder for generel eller for meget som en skabelon.

Netop i forretningskommunikationen er nøjagtighed, klarhed og pålidelighed vigtige. CoPilot egner sig derfor særligt godt til forberedelse af udkast. Den endelige beslutning bør dog altid ligge hos de ansvarlige medarbejdere.

Hvorfor en god Bitrix24-opsætning er vigtig

CoPilot kan yde mere i arbejdsdagen, når Bitrix24 selv er struktureret ordentligt. Hvis CRM-felter plejes uensartet, opgaver opstår uden fælles standarder, kommunikationen er fordelt på mange kanaler og processerne ikke er klart beskrevet, bliver også AI-understøttelsen mindre pålideligt anvendelig.

For at CoPilot kan anvendes fornuftigt i virksomheden, bør grundlæggende elementer være godt opsat i Bitrix24:

• CRM-struktur;
• deal-faser;
• opgaveskabeloner;
• regler for behandling af kundehenvendelser;
• interne afstemningsprocesser;
• roller og ansvarsområder;
• kommunikationskanaler.

Jo klarere arbejdsmiljøet er opbygget, desto lettere kan medarbejderne anvende AI-funktioner i hverdagen. Derfor bør CoPilot ikke betragtes isoleret, men i sammenhæng med processer, CRM, opgaver og teamkommunikation.

Her kan WAM IT understøtte. Teamet er specialiseret i indførelse, optimering og tilpasning af Bitrix24 til reelle forretningsprocesser. WAM IT analyserer eksisterende Bitrix24-konfigurationer, identificerer optimeringspotentiale og opsætter CRM, automatiseringer, kommunikation og arbejdsgange, så systemet i hverdagen forbliver forståeligt, anvendeligt og forretningsmæssigt fornuftigt.

Det er netop vigtigt ved brug af AI. CoPilot fungerer bedre, når CRM-data plejes struktureret, opgaver opstår efter klare regler, e-mails og beskeder er tilknyttet de rigtige kunder eller sager, og teamet ved, hvordan Bitrix24 skal anvendes i den daglige drift. En ren opsætning, målrettet skoling og løbende tilpasning af processerne hjælper med at gøre CoPilot til ikke blot en enkelt ekstrafunktion, men en praktisk bestanddel af det daglige arbejde.