CRM-kansioiden automaattinen luonti
workflows
18.06.2026
Ongelma
Bitrix24:ssä ei ole oletuksena johdonmukaista automaattista yhteyttä CRM-elementtien ja yhtenäisen kansiorakenteen välillä Drivessä.
Kun uusi asiakas, kauppa tai muu CRM-elementti luodaan, työntekijöiden on usein luotava sopiva kansio manuaalisesti, nimettävä se oikein ja linkitettävä se sitten CRM:ään. Tämä työnkulku vie aikaa ja unohtuu helposti arjen työssä.
Tyypillisiä vaikeuksia:
- Uusille CRM-elementeille ei luoda automaattisesti sopivia kansioita.
- Työntekijät luovat kansioita manuaalisesti ja käyttävät eri nimiä ja rakenteita.
- Linkit dokumenttien tallennuspaikkoihin on lisättävä erikseen CRM-kenttiin tai kommentteihin.
- Sopimukset, laskut, tarjoukset, valokuvat ja muut tiedostot ovat eri kansioissa tai alueilla.
- Dokumentteja ei aina voi yksiselitteisesti kohdistaa asiakkaaseen, kauppaan tai projektiin.
- Työntekijöiden on vaihdettava CRM:n ja Driven välillä ja etsittävä oikeaa tallennuspaikkaa.
- Useiden osastojen kohdalla syntyy erilaisia kansiorakenteita, kaksoiskappaleita tai puuttuvia käyttöoikeuksia.
- Uudet tiimin jäsenet voivat vain vaikeasti hahmottaa, mihin olennaiset asiakirjat on tallennettu.
Erityisesti suurella määrällä asiakkaita, kauppoja tai projekteja manuaalinen tallennus johtaa ajanhukkaan, virheisiin ja yhä sekavampaan dokumenttirakenteeseen.
Ratkaisu
WAM IT luo automaattisen yhteyden CRM-elementtien ja Drive-kansioiden välille Bitrix24:n liiketoimintaprosessien avulla.
Heti kun uusi CRM-elementti luodaan tai määritetty tila saavutetaan, käynnistyy automaattisesti liiketoimintaprosessi. Se luo halutulle Drive-alueelle sopivan kansion ja tallentaa suoran linkin CRM:ään.
Kansiorakenne, nimeäminen ja käyttöoikeuslogiikka mukautetaan yrityksesi työprosesseihin.
Toimintatapa:
- Kun asiakas, kauppa, liidi, projekti tai muu CRM-elementti luodaan, käynnistyy automaattisesti liiketoimintaprosessi.
- Prosessi luo uuden kansion Bitrix24 Driven määritetylle alueelle.
- Kansion nimi luodaan määritetyn logiikan mukaan, esimerkiksi CRM-ID:stä, asiakkaan nimestä, kaupan nimityksestä, projektinumerosta tai luontipäivämäärästä.
- Linkki juuri luotuun kansioon tallennetaan automaattisesti CRM-kenttään.
- Työntekijät voivat avata dokumenttien tallennuspaikan suoraan kyseisestä CRM-tietueesta.
- Yhteys pysyy yksiselitteisesti kohdistettuna asiakkaaseen, kauppaan tai projektiin.
- Kansion luonti voidaan kytkeä tiettyihin ehtoihin, vaiheisiin tai tila-arvoihin.
- Olemassa olevat CRM-kentät ja liiketoimintaprosessit voidaan sisällyttää automatisointiin.
Valinnaisesti ratkaisua voidaan laajentaa:
- Alikansioiden automaattinen luonti, esimerkiksi sopimuksille, tarjouksille, laskuille, valokuville, kirjeenvaihdolle tai teknisille asiakirjoille.
- Yksilölliset kansiorakenteet eri CRM-elementeille tai liiketoiminta-alueille.
- Käyttöoikeuksien automaattinen määritys osaston, roolin, vastuuhenkilön tai projektitiimin mukaan.
- Merkintä aikajanalle heti, kun kansio on luotu tai päivitetty.
- Kansion nimen mukauttaminen CRM:n muutosten yhteydessä.
- Tarkistus, onko kansio jo olemassa, kaksoiskappaleiden välttämiseksi.
- Kansion luonti vasta tietystä kaupan vaiheesta tai hyväksynnän jälkeen.
- Valmisteltujen dokumenttimallien automaattinen tallennus.
- Yhdistäminen tehtäviin, älyprosesseihin tai muihin sisäisiin työnkulkuihin.
Ratkaisu toteutetaan olemassa olevilla Bitrix24:n liiketoimintaprosesseilla. Vakioversiossa ei tarvita ylimääräisiä ulkoisia moduuleja.
Tulos
Käyttöönoton jälkeen jokainen olennainen CRM-elementti saa automaattisesti yksiselitteisesti kohdistetun Drive-kansion.
Työntekijät voivat avata ja tallentaa dokumentteja suoraan asiakkaan, kaupan tai projektin kohdalla ilman kansioiden manuaalista luontia, linkkien kopiointia tai oikean tallennuspaikan etsimistä.
- Automaattinen ja yhtenäinen kansiorakenne asiakkaille, kaupoille, projekteille tai muille CRM-elementeille.
- 70-90 % vähemmän ajanhukkaa tallennuspaikkojen luonnissa ja dokumenttien haussa, riippuen aiemmasta prosessista ja kansiorakenteen laajuudesta.
- Kaikki tiedostot keskitetysti saatavilla asiakasta tai projektia kohden.
- Parempi yhteistyö myynnin, kirjanpidon, projektinhallinnan, huollon ja muiden tiimien välillä.
- Yhtenäinen ja siisti rakenne ilman kaksoiskappaleita.
