Creare automaticamente le cartelle CRM
workflows
18/06/2026
Problema
In Bitrix24 non esiste di default un collegamento automatico e coerente tra gli elementi CRM e una struttura di cartelle uniforme nel Drive.
Quando viene creato un nuovo cliente, deal o un altro elemento CRM, i collaboratori devono spesso creare manualmente la cartella corrispondente, denominarla correttamente e poi collegarla nel CRM. Questo processo richiede tempo e nella routine quotidiana viene facilmente dimenticato.
Difficoltà tipiche:
- Per i nuovi elementi CRM non vengono create automaticamente cartelle adeguate.
- I collaboratori creano cartelle manualmente utilizzando nomi e strutture diverse.
- I link agli archivi documentali devono essere inseriti separatamente nei campi CRM o nei commenti.
- Contratti, fatture, offerte, foto e altri file si trovano in cartelle o aree diverse.
- I documenti non sempre possono essere associati in modo univoco a un cliente, deal o progetto.
- I collaboratori devono passare tra CRM e Drive e cercare il percorso di archiviazione corretto.
- Con più reparti nascono strutture di cartelle diverse, file duplicati o diritti di accesso mancanti.
- I nuovi membri del team faticano a capire dove sono archiviati i documenti rilevanti.
Soprattutto con un elevato numero di clienti, deal o progetti, l'archiviazione manuale comporta perdite di tempo, errori e una struttura documentale sempre più disorganizzata.
Soluzione
WAM IT configura un collegamento automatico tra gli elementi CRM e le cartelle Drive tramite i processi aziendali di Bitrix24.
Non appena viene creato un nuovo elemento CRM o viene raggiunto uno stato definito, si avvia automaticamente un processo aziendale. Questo crea una cartella adeguata nell'area Drive desiderata e salva il link diretto nel CRM.
La struttura delle cartelle, la denominazione e la logica di accesso vengono adattate ai processi di lavoro della vostra azienda.
Funzionamento:
- Alla creazione di un cliente, deal, lead, progetto o altro elemento CRM viene avviato automaticamente un processo aziendale.
- Il processo crea una nuova cartella nell'area definita del Bitrix24 Drive.
- Il nome della cartella viene generato secondo una logica definita, ad esempio da ID CRM, nome cliente, denominazione del deal, numero di progetto o data di creazione.
- Il link alla cartella appena creata viene salvato automaticamente in un campo CRM.
- I collaboratori possono aprire l'archivio documentale direttamente dal rispettivo record CRM.
- Il collegamento resta associato in modo univoco al cliente, deal o progetto.
- La creazione delle cartelle può essere collegata a determinate condizioni, fasi o valori di stato.
- I campi CRM e i processi aziendali esistenti possono essere inclusi nell'automazione.
Opzionalmente la soluzione può essere estesa:
- Creazione automatica di sottocartelle, ad esempio per contratti, offerte, fatture, foto, corrispondenza o documentazione tecnica.
- Strutture di cartelle personalizzate per diversi elementi CRM o aree aziendali.
- Assegnazione automatica dei diritti di accesso per reparto, ruolo, responsabile o team di progetto.
- Registrazione nella timeline non appena la cartella viene creata o aggiornata.
- Adattamento del nome della cartella in caso di modifiche nel CRM.
- Verifica dell'esistenza di una cartella per evitare duplicati.
- Creazione della cartella solo a partire da una determinata fase del deal o dopo un'approvazione.
- Archiviazione automatica di modelli di documenti predisposti.
- Collegamento con attività, processi smart o altri flussi interni.
La soluzione viene realizzata con i processi aziendali di Bitrix24 esistenti. Per la variante standard non sono necessari moduli esterni aggiuntivi.
Output
Dopo la configurazione, ogni elemento CRM rilevante ottiene automaticamente una cartella Drive associata in modo univoco.
I collaboratori possono aprire e archiviare i documenti direttamente presso il cliente, il deal o il progetto, senza creare cartelle manualmente, copiare link o cercare il percorso di archiviazione corretto.
- Struttura di cartelle automatica e uniforme per clienti, deal, progetti o altri elementi CRM.
- 70-90 % di tempo in meno per la creazione degli archivi e la ricerca dei documenti, a seconda del processo precedente e dell'ampiezza della struttura di cartelle.
- Tutti i file disponibili centralmente per cliente o progetto.
- Migliore collaborazione tra vendite, contabilità, project management, service e altri team.
- Struttura uniforme e pulita senza duplicati.
