CRM-mappen automatisch aanmaken
workflows
18-06-2026
Probleem
In Bitrix24 is er standaard geen doorlopende automatische verbinding tussen CRM-elementen en een uniforme mappenstructuur in de Drive.
Wanneer een nieuwe klant, deal of ander CRM-element wordt aangemaakt, moeten medewerkers de bijbehorende map vaak handmatig aanmaken, correct benoemen en vervolgens koppelen in het CRM. Deze werkwijze kost tijd en wordt in de dagelijkse praktijk gemakkelijk vergeten.
Typische moeilijkheden:
- Voor nieuwe CRM-elementen worden niet automatisch passende mappen aangemaakt.
- Medewerkers maken mappen handmatig aan en gebruiken daarbij verschillende namen en structuren.
- Links naar documentopslag moeten apart in CRM-velden of opmerkingen worden ingevoegd.
- Contracten, facturen, offertes, foto's en andere bestanden staan in verschillende mappen of gebieden.
- Documenten kunnen niet altijd eenduidig aan een klant, deal of project worden toegewezen.
- Medewerkers moeten wisselen tussen CRM en Drive en zoeken naar de juiste opslaglocatie.
- Bij meerdere afdelingen ontstaan verschillende mappenstructuren, dubbele bestanden of ontbrekende toegangsrechten.
- Nieuwe teamleden kunnen moeilijk nagaan waar relevante documenten zijn opgeslagen.
Vooral bij een groot aantal klanten, deals of projecten leidt de handmatige opslag tot tijdverlies, fouten en een steeds onoverzichtelijker wordende documentstructuur.
Oplossing
WAM IT richt een automatische koppeling tussen CRM-elementen en Drive-mappen in met behulp van Bitrix24 business processen.
Zodra een nieuw CRM-element wordt aangemaakt of een vastgelegde status wordt bereikt, start automatisch een business proces. Dit maakt in het gewenste Drive-gebied een passende map aan en slaat de directe link op in het CRM.
De mappenstructuur, benaming en toegangslogica worden aangepast aan de werkprocessen van uw bedrijf.
Werkwijze:
- Bij het aanmaken van een klant, deal, lead, project of ander CRM-element wordt automatisch een business proces gestart.
- Het proces maakt een nieuwe map aan in het gedefinieerde gebied van de Bitrix24 Drive.
- De mapnaam wordt gegenereerd volgens een vastgelegde logica, bijvoorbeeld op basis van CRM-ID, klantnaam, dealbenaming, projectnummer of aanmaakdatum.
- De link naar de nieuw aangemaakte map wordt automatisch in een CRM-veld opgeslagen.
- Medewerkers kunnen de documentopslag direct vanuit het betreffende CRM-record openen.
- De koppeling blijft eenduidig toegewezen aan de klant, deal of het project.
- Het aanmaken van de map kan worden gekoppeld aan bepaalde voorwaarden, fasen of statuswaarden.
- Bestaande CRM-velden en business processen kunnen in de automatisering worden opgenomen.
Optioneel kan de oplossing worden uitgebreid:
- Automatisch aanmaken van submappen, bijvoorbeeld voor contracten, offertes, facturen, foto's, correspondentie of technische documenten.
- Individuele mappenstructuren voor verschillende CRM-elementen of bedrijfsonderdelen.
- Automatische toewijzing van toegangsrechten per afdeling, rol, verantwoordelijke of projectteam.
- Vermelding in de timeline zodra de map is aangemaakt of bijgewerkt.
- Aanpassing van de mapnaam bij wijzigingen in het CRM.
- Controle of er al een map bestaat om duplicaten te voorkomen.
- Aanmaken van de map pas vanaf een bepaalde dealfase of na een goedkeuring.
- Automatische opslag van voorbereide documentsjablonen.
- Koppeling met taken, smart-processen of andere interne workflows.
De oplossing wordt met de bestaande Bitrix24 business processen gerealiseerd. Aanvullende externe modules zijn voor de standaardvariant niet vereist.
Output
Na de inrichting krijgt elk relevant CRM-element automatisch een eenduidig toegewezen Drive-map.
Medewerkers kunnen documenten direct bij de klant, deal of het project openen en opslaan, zonder mappen handmatig aan te maken, links te kopiëren of naar de juiste opslaglocatie te zoeken.
- Automatische en uniforme mappenstructuur voor klanten, deals, projecten of andere CRM-elementen.
- 70-90 % minder tijd voor het aanmaken van opslag en het zoeken naar documenten, afhankelijk van het eerdere proces en de omvang van de mappenstructuur.
- Alle bestanden centraal beschikbaar per klant of project.
- Betere samenwerking tussen verkoop, boekhouding, projectmanagement, service en andere teams.
- Uniforme en schone structuur zonder duplicaten.
