Skapa CRM-mappar automatiskt
workflows
2026-06-18
Problem
I Bitrix24 finns som standard ingen genomgående automatisk koppling mellan CRM-element och en enhetlig mappstruktur i Drive.
När en ny kund, affär eller ett annat CRM-element skapas måste medarbetare ofta skapa rätt mapp manuellt, namnge den korrekt och sedan länka den i CRM. Detta förlopp tar tid och glöms lätt bort i det dagliga arbetet.
Typiska svårigheter:
- För nya CRM-element skapas inte passande mappar automatiskt.
- Medarbetare skapar mappar manuellt och använder då olika namn och strukturer.
- Länkar till dokumentlagring måste läggas in separat i CRM-fält eller kommentarer.
- Avtal, fakturor, offerter, foton och andra filer ligger i olika mappar eller områden.
- Dokument går inte alltid att entydigt koppla till en kund, affär eller projekt.
- Medarbetare måste växla mellan CRM och Drive och leta efter rätt lagringsplats.
- Med flera avdelningar uppstår olika mappstrukturer, dubbletter av filer eller saknade behörigheter.
- Nya teammedlemmar har svårt att förstå var relevanta underlag är lagrade.
Särskilt vid ett stort antal kunder, affärer eller projekt leder den manuella lagringen till tidsförlust, fel och en allt mer oöverskådlig dokumentstruktur.
Lösning
WAM IT inrättar en automatisk koppling mellan CRM-element och Drive-mappar med hjälp av Bitrix24 affärsprocesser.
Så snart ett nytt CRM-element skapas eller en fastställd status uppnås startar automatiskt en affärsprocess. Denna skapar en passande mapp i önskat Drive-område och sparar den direkta länken i CRM.
Mappstruktur, namngivning och åtkomstlogik anpassas till ditt företags arbetsprocesser.
Så fungerar det:
- När en kund, affär, lead, projekt eller annat CRM-element skapas startas automatiskt en affärsprocess.
- Processen skapar en ny mapp i det definierade området i Bitrix24 Drive.
- Mappnamnet genereras enligt en fastställd logik, till exempel utifrån CRM-ID, kundnamn, affärsbeteckning, projektnummer eller skapandedatum.
- Länken till den nyskapade mappen sparas automatiskt i ett CRM-fält.
- Medarbetare kan öppna dokumentlagringen direkt från respektive CRM-post.
- Kopplingen förblir entydigt knuten till kunden, affären eller projektet.
- Mappskapandet kan kopplas till bestämda villkor, faser eller statusvärden.
- Befintliga CRM-fält och affärsprocesser kan integreras i automatiseringen.
Lösningen kan valfritt utökas:
- Automatiskt skapande av undermappar, till exempel för avtal, offerter, fakturor, foton, korrespondens eller tekniska underlag.
- Individuella mappstrukturer för olika CRM-element eller affärsområden.
- Automatisk tilldelning av behörigheter efter avdelning, roll, ansvarig eller projektteam.
- Post i tidslinjen så snart mappen har skapats eller uppdaterats.
- Anpassning av mappnamnet vid ändringar i CRM.
- Kontroll av om en mapp redan finns för att undvika dubbletter.
- Skapande av mappen först från en viss affärsfas eller efter ett godkännande.
- Automatisk lagring av förberedda dokumentmallar.
- Koppling till uppgifter, smart-processer eller andra interna arbetsflöden.
Lösningen genomförs med de befintliga Bitrix24 affärsprocesserna. Ytterligare externa moduler krävs inte för standardvarianten.
Output
Efter inrättandet får varje relevant CRM-element automatiskt en entydigt tilldelad Drive-mapp.
Medarbetare kan öppna och lagra dokument direkt vid kunden, affären eller projektet, utan att skapa mappar manuellt, kopiera länkar eller leta efter rätt lagringsplats.
- Automatisk och enhetlig mappstruktur för kunder, affärer, projekt eller andra CRM-element.
- 70-90 % mindre tidsåtgång vid skapande av lagringsplatser och sökning efter dokument, beroende på tidigare process och mappstrukturens omfattning.
- Alla filer centralt tillgängliga per kund eller projekt.
- Förbättrat samarbete mellan försäljning, ekonomi, projektledning, service och andra team.
- Enhetlig och ren struktur utan dubbletter.
