KI im Vertrieb mit Bitrix24. Wie CoPilot Vertriebsmitarbeitende schneller mit Kunden arbeiten lässt

Paul Streck

8. August 2026

Vertrieb endet nicht mit einem Anruf, einer E-Mail oder einer Kundennachricht. Nach jedem Kontakt müssen Vereinbarungen festgehalten, Deals aktualisiert, CRM-Felder gepflegt, Follow-ups vorbereitet, Aufgaben erstellt und wichtige Details aus dem Gespräch gesichert werden.

Wenn viele Anfragen parallel eingehen, wird das CRM schnell uneinheitlich gepflegt. In einem Deal ist die Kundenhistorie ausführlich dokumentiert, in einem anderen steht nur ein kurzer Kommentar. Ein Teil der Informationen bleibt im Kopf des Vertriebsmitarbeiters. Dadurch wird es schwieriger, die Pipeline zu steuern, Kunden an Kolleginnen und Kollegen zu übergeben und wirklich zu verstehen, was im Vertriebsprozess passiert.

CoPilot in Bitrix24 hilft dabei, diese Routinearbeit zu reduzieren. Der KI-Assistent ersetzt keine Vertriebsmitarbeitenden und trifft keine kommerziellen Entscheidungen. Er unterstützt aber dabei, Kundenkommunikation schneller auszuwerten, wichtige Informationen herauszuarbeiten, Daten für das CRM vorzubereiten, Follow-ups zu formulieren und Aufgaben aus dem Kundenkontakt abzuleiten.

Dieser Beitrag ist Teil unserer Artikelserie über den praktischen Einsatz von KI in Bitrix24. Zuvor haben wir bereits erklärt, was Bitrix24 CoPilot ist und wo er eingesetzt werden kann, wie CoPilot bei Texten, E-Mails und Nachrichten unterstützt und wie KI für Aufgaben und Meetings in Bitrix24 genutzt werden kann. In diesem Beitrag geht es um den Vertrieb.

Warum CoPilot im Vertrieb nützlich ist

Im Vertrieb zählen Reaktionsgeschwindigkeit, Kommunikationsqualität und saubere CRM-Daten. Vertriebsmitarbeitende müssen Kundenbedarfe schnell verstehen, den nächsten Schritt festhalten und Informationen so dokumentieren, dass auch Führungskräfte, Kolleginnen und Kollegen oder Projektteams damit weiterarbeiten können.

In der Praxis treten häufig ähnliche Schwachstellen auf.

Nach einem Anruf werden wichtige Deal-Felder nicht ausgefüllt.
Vereinbarungen bleiben nur in Kommentaren oder persönlichen Notizen stehen.
Follow-ups werden später verschickt als nötig.
Kunden melden sich erneut, aber die Gesprächshistorie ist nicht sofort ersichtlich.
Ähnliche Deals werden unterschiedlich bearbeitet.
Führungskräfte sehen nicht, was tatsächlich mit dem Kunden besprochen wurde.
Aufgaben nach Anrufen oder Meetings werden nicht konsequent erstellt.

CoPilot kann einen Teil dieser Probleme abfangen. Er kann Anrufe oder Chats auswerten, kurze Zusammenfassungen erstellen, CRM-relevante Daten herausarbeiten, beim Follow-up unterstützen und Vereinbarungen in konkrete Aufgaben überführen.

Der wichtigste Nutzen von KI im Vertrieb liegt nicht darin, die Arbeit des Vertriebs vollständig zu automatisieren. Der praktische Vorteil besteht darin, manuelle Schritte rund um den Verkaufsprozess zu reduzieren.

Kundenanrufe schneller auswerten

CoPilot hilft dabei, Anrufe im CRM schneller zu verarbeiten. Je nach Bitrix24-Konfiguration kann der KI-Assistent eine Transkription, eine kurze Gesprächszusammenfassung und Daten für die Lead- oder Deal-Karte vorbereiten.

Nach einem Kundengespräch kann CoPilot zum Beispiel für folgende Aufgaben genutzt werden.

Eine kurze Gesprächszusammenfassung erstellen
Erstelle eine kurze Zusammenfassung des Anrufs. Hebe den wichtigsten Bedarf des Kunden, besprochene Leistungen, relevante Details, Vereinbarungen, offene Fragen und den nächsten Schritt hervor.

Daten für das CRM herausarbeiten
Extrahiere aus dem Anruf die Informationen, die ins CRM eingetragen werden sollten: Kundenbedarf, Anzahl der Mitarbeitenden, relevante Bitrix24-Module, Zeitrahmen, Integrationen, verantwortliche Person auf Kundenseite und nächster Schritt.

Fragen und Einwände des Kunden erfassen
Analysiere den Anruf und liste separat die Fragen, Zweifel, Einwände und Themen auf, die vor der Angebotserstellung noch geklärt werden müssen.

Eine Aufgabe nach dem Anruf erstellen
Erstelle auf Basis dieses Anrufs eine Aufgabe für den zuständigen Manager. Ergänze Ziel, Kontext, erwartetes Ergebnis, Frist und eine Checkliste für die nächsten Schritte.

So kann der Vertriebsmitarbeiter den Anruf schneller in konkrete Arbeitsschritte überführen: CRM aktualisieren, Aufgaben erstellen, Follow-up vorbereiten und wichtige Gesprächsdetails im System sichern.

Chats und Korrespondenz im CRM auswerten

Nicht jeder Verkauf beginnt mit einem Telefonat. Kunden schreiben im Chat, antworten auf E-Mails, senden Anfragen über Formulare oder führen längere Korrespondenzen mit dem Vertrieb.

In solchen Dialogen stehen oft wichtige Informationen: Budget, Zeitrahmen, Auswahlkriterien, Kontaktdaten, Einschränkungen oder interne Abstimmungen auf Kundenseite. Bei längeren Nachrichtenverläufen gehen solche Details jedoch schnell unter.

CoPilot hilft dabei, Kundendialoge schneller auszuwerten, zentrale Punkte zusammenzufassen und relevante Daten für das CRM vorzubereiten.

Für eine längere Korrespondenz kann zum Beispiel folgende Anfrage genutzt werden.

Korrespondenz mit dem Kunden analysieren
Analysiere die Korrespondenz mit dem Kunden. Hebe Bedarf, Zeitrahmen, Budget, Einschränkungen, offene Fragen und den nächsten Schritt hervor. Gib außerdem an, welche Informationen ins CRM übertragen werden sollten.

Wenn ein Vertriebsmitarbeiter erst später in den Deal einsteigt, kann diese Anfrage helfen.

Kommunikationshistorie erstellen
Erstelle eine kurze Kommunikationshistorie zum Kunden. Zeige, was bereits besprochen wurde, welche Entscheidungen getroffen wurden, welche Fragen offen sind und in welcher Phase sich der Deal aktuell befindet.

Für die Vertriebsleitung kann eine kompaktere Zusammenfassung sinnvoll sein.

Zusammenfassung für die Vertriebsleitung vorbereiten
Kürze die Korrespondenz zu einer kurzen Zusammenfassung für die Vertriebsleitung. Behalte nur den Kern der Anfrage, wichtige Vereinbarungen, Risiken, den nächsten Schritt und Themen bei, die Aufmerksamkeit erfordern.

So wird das CRM nicht nur zu einer Kontaktdatenbank, sondern zu einer nachvollziehbaren Arbeits- und Kommunikationshistorie.

CRM-Felder nach der Kommunikation ausfüllen

Ein CRM ist nur dann wirklich hilfreich, wenn Daten klar und einheitlich gepflegt werden. Wenn alle Informationen in einem allgemeinen Kommentarfeld landen, wird es für Führungskräfte schwieriger, die Pipeline zu analysieren, Umsätze zu prognostizieren und Verlustgründe zu verstehen.

CoPilot kann den manuellen Aufwand nach Anrufen und Chats reduzieren. Der KI-Assistent wertet Kommunikation aus und schlägt Daten für die Aktualisierung der CRM-Karte vor.

Das kann zum Beispiel für folgende Felder nützlich sein.

Kundenbedarf
Produkt oder Leistung
Anzahl der Mitarbeitenden
Budget
Zeitrahmen
Integrationen
Anfragequelle
Nächster Schritt
Offene Fragen
Kommentar zum Deal

Nach einem Anruf oder einer Korrespondenz kann der Vertriebsmitarbeiter folgende Anfrage verwenden.

Daten für das CRM extrahieren
Extrahiere aus diesem Gespräch die Daten für das CRM: Kundenbedarf, Zeitrahmen, Budget, nächsten Schritt, Vereinbarungen und offene Fragen.

Wenn im CRM bereits Pflichtfelder definiert sind, sollte die Anfrage genauer formuliert werden.

Daten für die Deal-Karte vorbereiten
Bereite Daten für die Deal-Karte vor. Verwende nur Informationen aus dem Gespräch. Wenn für ein Feld keine Information vorhanden ist, markiere das separat. Felder: Kundenbedarf, Anzahl der Mitarbeitenden, relevante Module, Zeitrahmen, Budget, Integrationen, nächster Schritt.

Vor dem Speichern muss der Vertriebsmitarbeiter das Ergebnis prüfen. CoPilot beschleunigt die CRM-Pflege, die Verantwortung für korrekte Daten bleibt aber beim Menschen.

Kunden mit CoPilot qualifizieren

In der Qualifizierung geht es nicht nur darum, ob sich ein Kunde für Bitrix24 interessiert. Wichtig ist auch, wie komplex das Projekt voraussichtlich wird. Manche Kunden benötigen nur eine grundlegende CRM-Einrichtung. Andere brauchen Automatisierung, Integrationen, Telefonie, Berichte, Datenmigration oder individuelle Anpassungen.

CoPilot kann dabei helfen, erste Informationen aus einem Anruf, einer Korrespondenz oder einem Formular zu strukturieren.

Wenn bereits Kundendaten vorliegen, kann diese Anfrage genutzt werden.

Projekttyp einschätzen
Analysiere die Informationen zum Kunden und schätze ein, welcher Projekttyp am wahrscheinlichsten ist: grundlegende Bitrix24-Einrichtung, umfassende Einführung, Optimierung eines bestehenden CRM, Integrationen oder individuelle Anpassung. Erkläre, welche Hinweise darauf hindeuten.

Für die Vorbereitung des nächsten Schritts kann CoPilot offene Fragen strukturieren.

Offene Fragen vorbereiten
Erstelle auf Basis der Kundendaten eine Liste mit Fragen, die vor der Angebotserstellung für Bitrix24 geklärt werden sollten. Gliedere die Fragen nach CRM, Vertrieb, Aufgaben, Kommunikation, Integrationen, Berichten und Mitarbeiterschulung.

Für die interne Weitergabe eignet sich eine kurze Zusammenfassung.

Interne Zusammenfassung erstellen
Erstelle eine kurze interne Zusammenfassung zum Kunden. Nenne Hauptaufgabe, aktuelle Situation, Probleme, priorisierte Bitrix24-Module, mögliche Projektkomplexität, offene Fragen und den empfohlenen nächsten Schritt.

So versteht der Vertriebsmitarbeiter schneller, welche Informationen bereits vorhanden sind, was noch fehlt und welcher nächste Schritt sinnvoll ist.

Aufgaben nach dem Kundenkontakt erstellen

Nach einem Anruf oder einer Korrespondenz muss häufig eine Aufgabe erstellt werden: Angebot vorbereiten, Details klären, Informationen an Kolleginnen und Kollegen weitergeben, den nächsten Kontakt planen oder eine technische Machbarkeit prüfen.

Solche Aufgaben werden in der Praxis oft zu knapp formuliert. Beispiele wie „Angebot vorbereiten“ oder „Kunden kontaktieren“ reichen meist nicht aus. Die zuständige Person muss dann nachfragen, was genau erledigt werden soll, welches Ergebnis erwartet wird und welche Informationen bereits vorliegen.

CoPilot hilft dabei, aus einer Zusammenfassung der Kommunikation eine verständliche Aufgabe zu erstellen.

Erstelle auf Basis der Anrufzusammenfassung eine Aufgabe für den zuständigen Manager. Ergänze Ziel, Kontext, erwartetes Ergebnis, Frist und eine Checkliste.

Wandle die Vereinbarungen mit dem Kunden in eine Aufgabenliste um. Gib für jede Aufgabe das erwartete Ergebnis und den nächsten Schritt an.

Erstelle eine Aufgabe zur Vorbereitung eines Angebots. Verwende die Daten aus dem Deal und hebe hervor, welche Fragen vor der Kalkulation noch geklärt werden müssen.

So wird die Aufgabe verständlicher, ohne dass zusätzliche mündliche Erklärungen nötig sind. Gleichzeitig bleibt die Arbeit mit dem richtigen Deal oder Kunden verbunden.

Wie WAM IT Bitrix24 für Vertrieb und CoPilot vorbereitet

Damit CoPilot im Vertrieb wirklich unterstützt, reicht es nicht aus, KI-Funktionen einfach zu aktivieren. Entscheidend ist, wie das Team mit Leads, Deals, Anrufen, E-Mails, Aufgaben und Follow-ups arbeitet.

WAM IT hilft Unternehmen dabei, Bitrix24 an reale Vertriebsprozesse anzupassen. Das Team analysiert die bestehende CRM-Struktur, identifiziert Schwachstellen und richtet Pipelines, Felder, Automatisierungen, Integrationen, Telefonie, Aufgaben und Zugriffsrechte so ein, dass der Vertrieb im Alltag strukturiert arbeiten kann.

Im Zusammenhang mit KI im Vertrieb kann WAM IT unter anderem dabei unterstützen,

zu prüfen, ob das CRM für den Einsatz von CoPilot vorbereitet ist;
Leads, Deals und Pflichtfelder sinnvoll zu strukturieren;
Verkaufsphasen klar abzubilden;
Anrufe, E-Mails, Aufgaben und CRM-Kommunikation miteinander zu verbinden;
Follow-up-Vorlagen und Regeln für die Kundenkommunikation vorzubereiten;
Aufgaben nach Anrufen und Meetings sauber abzubilden;
das Team im Umgang mit Bitrix24 und CoPilot zu schulen.

Wenn ein Unternehmen Bitrix24 bereits nutzt, ist eine Analyse der aktuellen Konfiguration oft der sinnvollste erste Schritt. Dabei kann Bitrix24 by WAM IT unterstützen.