Was ist Bitrix24? CRM, Automatisierung und Zusammenarbeit in einer Plattform

Paul Streck

27. August 2026

Bitrix24 wird häufig in erster Linie als CRM-System wahrgenommen. Das stimmt - aber nur zum Teil. CRM ist ein zentraler Bestandteil der Plattform. Darüber hinaus vereint Bitrix24 Aufgaben und Projekte, interne Kommunikation, Automatisierung, Dokumente, Analysen und KI-Funktionen in einer gemeinsamen Umgebung.

Bitrix24 lässt sich daher nicht nur als CRM, sondern als zentrale Arbeitsplattform für Unternehmen verstehen, die mehrere sonst getrennte Tools miteinander verbinden.

Was ist Bitrix24?

Bitrix24 ist eine Plattform für Kundenmanagement und interne Unternehmensprozesse.

Wie umfangreich sie genutzt wird, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Für manche reicht ein CRM für den Vertrieb. Andere möchten Vertrieb, Projekte, Aufgaben, Dokumente und mehrere Abteilungen miteinander verbinden.

Bitrix24 lässt sich zunächst für einfache Szenarien einsetzen und später Schritt für Schritt erweitern.

Zu den wichtigsten Bereichen gehören:

1. CRM und Vertrieb. In Bitrix24 lassen sich Kontakte, Unternehmen, Leads und Deals verwalten, Vertriebspipelines einrichten, Kundenkontakte dokumentieren und Arbeitsschritte automatisieren. Geht beispielsweise eine neue Anfrage ein, kann das System automatisch einen Deal anlegen, eine verantwortliche Person zuweisen und den nächsten Prozessschritt starten.
2. Aufgaben und Projekte. Die Arbeit mit einem Kunden endet häufig nicht mit dem Verkauf. Danach beginnt ein Projekt, eine Dienstleistung oder die Produktion. Aufgaben und Projekte in Bitrix24 helfen dabei, diese Phasen miteinander zu verbinden, Verantwortlichkeiten festzulegen und Fristen im Blick zu behalten.
3. Kommunikation. Chats, Anrufe, Meetings und interne Abstimmungen finden innerhalb derselben Plattform statt. Mitarbeitende müssen dadurch nicht ständig zwischen CRM, Messenger und separaten Collaboration-Tools wechseln.
4. Automatisierung. Bitrix24 kann wiederkehrende Schritte automatisch ausführen: Aufgaben erstellen, Benachrichtigungen versenden, Verantwortliche zuweisen, Deal-Phasen ändern oder Freigaben starten. Für komplexere Abläufe stehen Geschäftsprozesse zur Verfügung.
5. Analysen und Reporting. Daten aus dem CRM und anderen Bereichen der Plattform können genutzt werden, um Vertrieb, Kundenarbeit, Aufgaben und weitere Kennzahlen auszuwerten.

Ist Bitrix24 ein CRM oder eine Unternehmensplattform?

Beides.

Benötigt ein Unternehmen vor allem eine transparente Vertriebspipeline und eine zentrale Kundendatenbank, kann Bitrix24 als CRM eingesetzt werden. Werden die Anforderungen umfangreicher, lassen sich zusätzliche Projekte, Kommunikation, Automatisierung, Analysen, KI-Funktionen und Integrationen mit anderen Systemen einbinden.

Entscheidend ist deshalb weniger, wie viele Funktionen Bitrix24 bietet, sondern welche davon ein Unternehmen tatsächlich benötigt.

Für ein Unternehmen reicht es möglicherweise aus, Deals und Kundenkontakte zentral zu verwalten. Ein anderes möchte nach einem erfolgreichen Verkauf automatisch ein Projekt starten, Aufgaben erstellen und Daten an andere Systeme übergeben.

Der bessere Ausgangspunkt lautet deshalb nicht: "Welche Funktionen gibt es in Bitrix24?", sondern: "Welche Prozesse möchten wir verbessern?"

Wie sieht die Arbeit mit Bitrix24 in der Praxis aus?

Am einfachsten lässt sich die Logik der Plattform an einen typischen Ablauf erklären.

Ein Kunde sendet beispielsweise eine Anfrage über die Website. Die Daten werden automatisch an das CRM übermittelt, ein neuer Deal wird angelegt und einem zuständigen Vertriebsmitarbeiter zugewiesen. Dieser betreut den Kunden und führt den Deal durch die Vertriebspipeline. Sobald der Verkauf abgeschlossen ist, kann Bitrix24 automatisch Aufgaben für das Projektteam erstellen oder den Vorgang an die nächste Abteilung übergeben.

Die Kundenhistorie endet damit nicht beim Verkaufsabschluss: CRM, nachgelagerte Aufgaben und interne Abläufe bleiben miteinander verbunden.

Das ist nur ein mögliches Szenario. In einem anderen Unternehmen kann derselbe Prozess völlig anders aussehen - mit anderen Phasen, Rollen, Automatisierungen und Integrationen.

Wenn Sie speziell wissen möchten, was beim Einsatz der Plattform auf dem deutschen Markt zu beachten ist, erfahren Sie mehr in unserem Beitrag Bitrix24 in Deutschland: Besonderheiten beim Einsatz von CRM in deutschen Unternehmen.

Für welches Unternehmen eignet sich Bitrix24?

Bitrix24 wird von Unternehmen unterschiedlicher Größe und aus verschiedenen Branchen eingesetzt. Bei der Auswahl eines Systems ist jedoch weniger die Branche entscheidend als die Frage, wie die internen Abläufe organisiert sind.

Unternehmen mit einem Vertriebsteam

Wenn mehrere Mitarbeitende mit Kunden arbeiten, hilft ein CRM dabei, die gesamte Kommunikation zentral zu dokumentieren, Verantwortlichkeiten klar zuzuordnen und die Vertriebspipeline transparenter zu machen.

Führungskräfte sehen leichter, in welcher Phase sich einzelne Deals befinden. Mitarbeitende können die Kundenbetreuung fortsetzen, ohne Informationen aus E-Mails, Excel-Tabellen und persönlichen Notizen zusammensuchen zu müssen.

Unternehmen, bei denen aus einem Verkauf ein Projekt wird

Bei Dienstleistungs-, Beratungs-, Engineering- und vielen anderen Unternehmen ist der Verkauf häufig nur der erste Schritt.

Danach folgen Projektarbeit, Leistungserbringung oder laufende Betreuung. Sind CRM, Aufgaben und Projekte miteinander verbunden, müssen Informationen nicht manuell von einem Tool in das nächste übertragen werden.

Unternehmen mit vielen wiederkehrenden Abläufen

Wenn Mitarbeitende regelmäßig ähnliche Aufgaben erstellen, dieselben Benachrichtigungen versenden, Anfragen verteilen oder Informationen zwischen Abteilungen weitergeben, lässt sich ein Teil dieser Arbeit automatisieren.

Automatisierung muss dabei nicht kompliziert sein. Schon einige sinnvoll eingerichtete Regeln können im Alltag spürbar Zeit sparen.

Unternehmen mit mehreren Abteilungen

Vertrieb, Projektteam, Service, Administration und Management können innerhalb eines Systems arbeiten und dabei jeweils nur auf die Daten und Funktionen zugreifen, die sie tatsächlich benötigen.

Besonders hilfreich ist das, wenn ein Kunde nacheinander von mehreren Abteilungen betreut wird.

Wachsende kleine und mittelständische Unternehmen

In einer frühen Unternehmensphase reichen Excel, E-Mail und persönliche Absprachen oft noch aus.

Mit dem Wachstum steigt jedoch die Zahl der Kunden, Mitarbeitenden und Aufgaben. Informationen werden doppelt gepflegt, Absprachen gehen verloren und für Führungskräfte wird es schwieriger, den Überblick zu behalten.

Mit Bitrix24 lässt sich eine solche Struktur schrittweise aufbauen: zunächst für die wichtigsten Prozesse und später erweitert um zusätzliche Funktionen.

Bitrix24 Cloud oder On-Premise?

Bitrix24 ist sowohl als Cloud- als auch als On-Premise-Lösung verfügbar.

Die Unterschiede zwischen beiden Varianten erklären wir ausführlich im Beitrag Cloud oder On-Premise.

Bitrix24 Cloud

Bei der Cloud-Version nutzt das Unternehmen Bitrix24 als fertigen Online-Service. Eine eigene Serverinfrastruktur für Bitrix24 muss weder eingerichtet noch selbst betrieben werden.

Deshalb entscheiden sich häufig Unternehmen für die Cloud, die schnell starten möchten und deren Anforderungen sich mit den Möglichkeiten der Cloud-Version abdecken lassen.

Bitrix24 On-Premise

Die On-Premise-Version wird in einer vom Unternehmen gewählten Infrastruktur installiert.

Sie bietet mehr Kontrolle über die technische Umgebung und zusätzliche Möglichkeiten für tiefgreifende Anpassungen. Gleichzeitig müssen Themen wie Administration, Updates, Sicherheit und Serverbetrieb berücksichtigt werden.

Eine Variante ist nicht grundsätzlich besser als die andere. Die passende Lösung hängt von der bestehenden IT-Infrastruktur, den Anforderungen an Integrationen und Sicherheit sowie vom Umfang geplanter Anpassungen ab.

Wenn die Entscheidung nicht eindeutig ist, kann WAM IT beide Varianten mit Blick auf die zukünftige Systemarchitektur vergleichen - und nicht nur anhand einzelner Funktionen.

Lässt sich Bitrix24 an die eigenen Prozesse anpassen?

Ja. Gerade diese Flexibilität ist einer der Gründe, warum Bitrix24 in Unternehmen mit sehr unterschiedlichen Abläufen eingesetzt werden kann.

Unter anderem lassen sich folgende Bereiche anpassen:

• CRM-Struktur;
• Vertriebspipelines;
• Phasen;
• benutzerdefinierte Felder;
• Zugriffsrechte;
• Automatisierungen;
• Geschäftsprozesse;
• Dokumente;
• Berichte;
• Integrationen mit anderen Systemen.

Dabei gilt allerdings: Viele Einstellungsmöglichkeiten machen ein CRM nicht automatisch benutzerfreundlich.

Wer ohne ein klares Konzept immer neue Felder, Phasen und Automatisierungen hinzufügt, riskiert, dass das System irgendwann komplizierter wird als der Prozess, den es eigentlich vereinfachen sollte.

Deshalb sollte zuerst geklärt werden, wie der jeweilige Prozess im Unternehmen funktionieren soll. Erst danach wird diese Logik in Bitrix24 abgebildet.

Bei WAM IT gehen wir genauso vor: Zuerst analysieren wir die Aufgabe und prüfen, was sich mit den Standardfunktionen von Bitrix24 umsetzen lässt. Erst danach entscheiden wir, wo zusätzliche Konfigurationen, Integrationen oder individuelle Entwicklungen sinnvoll sind.

Mehr dazu erfahren Sie in unserem Beitrag Bitrix24 Agentur: Einführung, Anpassung und Integration.

Künstliche Intelligenz in Bitrix24

KI-Funktionen sind direkt in verschiedene Arbeitsbereiche von Bitrix24 integriert.

Der KI-Assistent CoPilot lässt sich unter anderem im CRM, bei Aufgaben, Texten, Meetings und in der Kommunikation einsetzen.

CoPilot kann beispielsweise dabei helfen:

• Texte zu erstellen;
• Nachrichten zu kürzen oder umzuformulieren;
• den Schreibstil anzupassen;
• Aufgabenbeschreibungen zu formulieren;
• Checklisten zu erstellen;
• Gesprächsinhalte zu verarbeiten;
• wichtige Punkte zusammenzufassen;
• Informationen für die weitere Arbeit im CRM aufzubereiten.

Der Vorteil besteht darin, dass die KI direkt im Arbeitsprozess zur Verfügung steht. Mitarbeitende müssen Informationen nicht immer erst in einen separaten KI-Dienst kopieren, dort bearbeiten lassen und das Ergebnis anschließend wieder in das CRM übertragen.

CoPilot ersetzt dabei weder Mitarbeitende noch trifft er geschäftliche Entscheidungen für sie. Er soll vor allem dabei helfen, Informationen schneller zu verarbeiten und wiederkehrende Arbeiten zu reduzieren.

Wenn Sie sich besonders für die KI-Funktionen in Bitrix24 interessieren, finden Sie dazu weitere Beiträge in unserer Serie:

• Bitrix24 CoPilot: KI direkt im CRM;
• Texte und Nachrichten mit CoPilot;
• CoPilot für Aufgaben und Meetings.

Wer ist der Anbieter von Bitrix24?

Bitrix24 ist ein kommerzielles Softwareprodukt.

Für Kunden in Deutschland ist Alaio Cloud Limited der Vertragspartner. Dieses Unternehmen ist in den offiziellen Dokumenten des Dienstes für den entsprechenden Markt als juristische Person angegeben.

Für Unternehmen ist diese Information insbesondere bei Verträgen, der Verarbeitung von Daten und weiteren rechtlichen Dokumenten relevant, die mit der Nutzung des Cloud-Dienstes zusammenhängen.

Muss Bitrix24 mit einem Partner eingeführt werden?

Nein.

Wenn ein Unternehmen lediglich ein einfaches CRM mit einer grundlegenden Vertriebspipeline und wenigen Nutzern benötigt, lassen sich viele Einstellungen auch selbst vornehmen.

Unterstützung durch einen spezialisierten Partner wird vor allem dann sinnvoll, wenn:

• Daten aus einem bestehenden CRM migriert werden sollen;
• eine komplexere Vertriebsstruktur aufgebaut werden muss;
• Berechtigungen für mehrere Abteilungen eingerichtet werden sollen;
• Prozesse automatisiert werden sollen;
• Bitrix24 mit anderen Systemen verbunden werden muss;
• individuelle Geschäftslogik benötigt wird;
• ein bereits genutztes Bitrix24 neu strukturiert oder optimiert werden soll.

Bei solchen Projekten geht es WAM IT nicht darum, möglichst viele Funktionen in das System einzubauen. Im Gegenteil: Zuerst klären wir, was das Unternehmen tatsächlich benötigt, welche Aufgaben bereits mit den Standardfunktionen von Bitrix24 gelöst werden können und wo zusätzliche Anpassungen oder Entwicklungen sinnvoll sind.

So bleibt Bitrix24 ein Werkzeug, das die tägliche Arbeit unterstützt - und wird nicht zu einem komplexen System, das Mitarbeitende am Ende mit Excel und anderen gewohnten Tools umgehen.

Häufig gestellte Fragen

Worin unterscheidet sich Bitrix24 von einem klassischen CRM?

CRM ist nur ein Teil von Bitrix24. Neben Kunden- und Vertriebsmanagement lassen sich auch Aufgaben und Projekte, interne Kommunikation, Automatisierungen, Analysen und weitere Prozesse organisieren. Bitrix24 kann daher sowohl als CRM für eine einzelne Abteilung als auch als umfassendere Arbeitsplattform für das Unternehmen eingesetzt werden.

Kann man zunächst nur mit dem CRM starten und später weitere Funktionen hinzufügen?

Ja. Es ist nicht notwendig, alle Bitrix24-Funktionen gleichzeitig einzuführen. Ein Unternehmen kann beispielsweise mit CRM und Vertriebspipeline starten und später Aufgaben, Projekte, Automatisierungen, Reporting und weitere Funktionen ergänzen.

Müssen alle Unternehmensprozesse in Bitrix24 abgebildet werden?

Nein. Sinnvoll ist es, diejenigen Prozesse in Bitrix24 abzubilden, für die die Plattform tatsächlich geeignet ist. Wenn bereits spezialisierte Lösungen für bestimmte Aufgaben eingesetzt werden, können diese bestehen bleiben und bei Bedarf über Integrationen mit Bitrix24 verbunden werden.

Können Daten aus einem bestehenden CRM nach Bitrix24 übertragen werden?

Ja. Wie die Migration konkret erfolgt, hängt vom bisherigen System, der Datenstruktur und davon ab, welche Informationen übernommen werden sollen. Vor der Migration sollte deshalb festgelegt werden, welche Daten im neuen CRM tatsächlich benötigt werden.

Kann Bitrix24 mit anderen Systemen im Unternehmen verbunden werden?

Ja. Je nach Aufgabe können vorhandene Integrationen, APIs oder individuelle Schnittstellen genutzt werden. WAM IT unterstützt auch bei der Konzeption solcher Integrationen, wenn Bitrix24 mit weiteren Unternehmenssystemen zusammenarbeiten soll.

Womit sollte man bei der Einführung von Bitrix24 beginnen?

Am besten mit den bestehenden Prozessen.

Zunächst sollte geklärt werden, wie die Kundenarbeit heute abläuft, welche Mitarbeitenden beteiligt sind, an welchen Stellen manuelle Schritte entstehen und was tatsächlich automatisiert werden soll. Erst danach lässt sich sinnvoll entscheiden, wie die Bitrix24-Struktur aussehen und welche Funktionen zum Start benötigt werden.