Créer automatiquement des dossiers CRM
workflows
18/06/2026
Problème
Dans Bitrix24, il n'existe par défaut aucune liaison automatique et continue entre les éléments CRM et une structure de dossiers uniforme dans le Drive.
Lorsqu'un nouveau client, deal ou autre élément CRM est créé, les collaborateurs doivent souvent créer manuellement le dossier correspondant, le nommer correctement puis le lier dans le CRM. Cette procédure prend du temps et est facilement oubliée dans le quotidien professionnel.
Difficultés typiques :
- Aucun dossier adapté n'est créé automatiquement pour les nouveaux éléments CRM.
- Les collaborateurs créent des dossiers manuellement en utilisant des noms et des structures différents.
- Les liens vers les espaces de stockage de documents doivent être insérés séparément dans des champs CRM ou des commentaires.
- Contrats, factures, offres, photos et autres fichiers se trouvent dans des dossiers ou des zones différents.
- Les documents ne peuvent pas toujours être attribués clairement à un client, un deal ou un projet.
- Les collaborateurs doivent passer du CRM au Drive et chercher le bon emplacement de stockage.
- Avec plusieurs services, des structures de dossiers différentes, des fichiers en double ou des droits d'accès manquants apparaissent.
- Les nouveaux membres de l'équipe ont du mal à comprendre où sont stockés les documents pertinents.
Surtout avec un grand nombre de clients, deals ou projets, le stockage manuel entraîne une perte de temps, des erreurs et une structure documentaire de plus en plus confuse.
Solution
WAM IT met en place une liaison automatique entre les éléments CRM et les dossiers Drive à l'aide des processus métier de Bitrix24.
Dès qu'un nouvel élément CRM est créé ou qu'un statut défini est atteint, un processus métier démarre automatiquement. Celui-ci crée un dossier adapté dans la zone Drive souhaitée et enregistre le lien direct dans le CRM.
La structure des dossiers, la dénomination et la logique d'accès sont adaptées aux processus de travail de votre entreprise.
Fonctionnement :
- Lors de la création d'un client, deal, lead, projet ou autre élément CRM, un processus métier démarre automatiquement.
- Le processus crée un nouveau dossier dans la zone définie du Drive Bitrix24.
- Le nom du dossier est généré selon une logique définie, par exemple à partir de l'ID CRM, du nom du client, de la désignation du deal, du numéro de projet ou de la date de création.
- Le lien vers le dossier nouvellement créé est enregistré automatiquement dans un champ CRM.
- Les collaborateurs peuvent ouvrir l'espace de stockage de documents directement depuis l'enregistrement CRM concerné.
- La liaison reste attribuée sans ambiguïté au client, au deal ou au projet.
- La création du dossier peut être conditionnée à certaines conditions, phases ou valeurs de statut.
- Les champs CRM et processus métier existants peuvent être intégrés à l'automatisation.
En option, la solution peut être étendue :
- Création automatique de sous-dossiers, par exemple pour les contrats, offres, factures, photos, correspondance ou documents techniques.
- Structures de dossiers individuelles pour différents éléments CRM ou secteurs d'activité.
- Attribution automatique des droits d'accès selon le service, le rôle, le responsable ou l'équipe projet.
- Entrée dans la timeline dès que le dossier est créé ou mis à jour.
- Adaptation du nom du dossier lors de modifications dans le CRM.
- Vérification de l'existence d'un dossier afin d'éviter les doublons.
- Création du dossier seulement à partir d'une certaine phase de deal ou après une validation.
- Stockage automatique de modèles de documents préparés.
- Liaison avec des tâches, des smart-process ou d'autres processus internes.
La solution est mise en œuvre avec les processus métier existants de Bitrix24. Des modules externes supplémentaires ne sont pas nécessaires pour la variante standard.
Résultat
Après la mise en place, chaque élément CRM pertinent reçoit automatiquement un dossier Drive attribué de manière univoque.
Les collaborateurs peuvent ouvrir et déposer des documents directement auprès du client, du deal ou du projet, sans créer de dossier manuellement, copier des liens ou chercher le bon emplacement de stockage.
- Structure de dossiers automatique et uniforme pour les clients, deals, projets ou autres éléments CRM.
- 70-90 % de temps en moins pour la création des espaces de stockage et la recherche de documents, selon le processus existant et l'ampleur de la structure des dossiers.
- Tous les fichiers disponibles de manière centralisée par client ou projet.
- Meilleure collaboration entre la vente, la comptabilité, la gestion de projet, le service et les autres équipes.
- Structure uniforme et propre, sans doublons.
