Criar pastas do CRM automaticamente
workflows
18/06/2026
Problema
No Bitrix24 não existe, por defeito, uma ligação automática e contínua entre os elementos do CRM e uma estrutura de pastas uniforme no Drive.
Quando é criado um novo cliente, negócio ou outro elemento do CRM, os colaboradores têm frequentemente de criar manualmente a pasta correspondente, atribuir-lhe o nome correto e, em seguida, associá-la no CRM. Este procedimento consome tempo e é facilmente esquecido no dia a dia de trabalho.
Dificuldades típicas:
- As pastas adequadas não são criadas automaticamente para novos elementos do CRM.
- Os colaboradores criam pastas manualmente, utilizando nomes e estruturas diferentes.
- As ligações para os arquivos de documentos têm de ser inseridas separadamente em campos ou comentários do CRM.
- Contratos, faturas, propostas, fotografias e outros ficheiros ficam em pastas ou áreas diferentes.
- Nem sempre é possível associar de forma inequívoca os documentos a um cliente, negócio ou projeto.
- Os colaboradores têm de alternar entre o CRM e o Drive e procurar o local de arquivo correto.
- Com várias divisões, surgem estruturas de pastas diferentes, ficheiros duplicados ou permissões de acesso em falta.
- Os novos membros da equipa têm dificuldade em perceber onde estão guardados os documentos relevantes.
Sobretudo com um grande número de clientes, negócios ou projetos, o arquivo manual conduz a perda de tempo, erros e uma estrutura de documentos cada vez mais confusa.
Solução
A WAM IT configura uma ligação automática entre os elementos do CRM e as pastas do Drive com recurso aos processos de negócio do Bitrix24.
Assim que um novo elemento do CRM é criado ou atinge um estado definido, é iniciado automaticamente um processo de negócio. Este cria uma pasta adequada na área pretendida do Drive e guarda a ligação direta no CRM.
A estrutura de pastas, a nomenclatura e a lógica de acesso são adaptadas aos processos de trabalho da sua empresa.
Funcionamento:
- Ao criar um cliente, negócio, lead, projeto ou outro elemento do CRM, é iniciado automaticamente um processo de negócio.
- O processo cria uma nova pasta na área definida do Bitrix24 Drive.
- O nome da pasta é gerado segundo uma lógica definida, por exemplo, a partir do ID do CRM, nome do cliente, designação do negócio, número do projeto ou data de criação.
- A ligação para a pasta recém-criada é guardada automaticamente num campo do CRM.
- Os colaboradores podem abrir o arquivo de documentos diretamente a partir do respetivo registo do CRM.
- A ligação permanece associada de forma inequívoca ao cliente, negócio ou projeto.
- A criação de pastas pode ser associada a determinadas condições, fases ou estados.
- Os campos e processos de negócio existentes no CRM podem ser integrados na automatização.
Opcionalmente, a solução pode ser alargada:
- Criação automática de subpastas, por exemplo, para contratos, propostas, faturas, fotografias, correspondência ou documentação técnica.
- Estruturas de pastas individuais para diferentes elementos do CRM ou áreas de negócio.
- Atribuição automática de permissões de acesso por divisão, função, responsável ou equipa de projeto.
- Registo na timeline assim que a pasta é criada ou atualizada.
- Ajuste do nome da pasta em caso de alterações no CRM.
- Verificação se já existe uma pasta, para evitar duplicados.
- Criação da pasta apenas a partir de uma determinada fase do negócio ou após uma aprovação.
- Arquivo automático de modelos de documentos preparados.
- Ligação a tarefas, processos inteligentes ou outros fluxos internos.
A solução é implementada com os processos de negócio existentes do Bitrix24. Para a variante padrão, não são necessários módulos externos adicionais.
Resultado
Após a configuração, cada elemento relevante do CRM recebe automaticamente uma pasta do Drive associada de forma inequívoca.
Os colaboradores podem abrir e arquivar documentos diretamente no cliente, negócio ou projeto, sem criar pastas manualmente, copiar ligações ou procurar o local de arquivo correto.
- Estrutura de pastas automática e uniforme para clientes, negócios, projetos ou outros elementos do CRM.
- 70-90 % menos tempo despendido na criação de arquivos e na procura de documentos, consoante o processo anterior e a dimensão da estrutura de pastas.
- Todos os ficheiros disponíveis de forma centralizada por cliente ou projeto.
- Melhor colaboração entre vendas, contabilidade, gestão de projetos, serviço e outras equipas.
- Estrutura uniforme e limpa, sem duplicados.
