Crear carpetas del CRM automáticamente
workflows
18/06/2026
Problema
En Bitrix24 no existe de forma estándar una conexión automática y continua entre los elementos del CRM y una estructura de carpetas unificada en Drive.
Cuando se crea un nuevo cliente, deal u otro elemento del CRM, los empleados suelen tener que crear la carpeta correspondiente manualmente, nombrarla correctamente y luego enlazarla en el CRM. Este proceso consume tiempo y se olvida con facilidad en el día a día.
Dificultades habituales:
- Para los nuevos elementos del CRM no se crean automáticamente las carpetas correspondientes.
- Los empleados crean carpetas manualmente y utilizan nombres y estructuras diferentes.
- Los enlaces a los archivos de documentos deben insertarse por separado en campos del CRM o en comentarios.
- Contratos, facturas, ofertas, fotos y otros archivos quedan en distintas carpetas o áreas.
- Los documentos no siempre pueden asignarse de forma inequívoca a un cliente, deal o proyecto.
- Los empleados tienen que alternar entre el CRM y Drive y buscar el lugar de almacenamiento correcto.
- Con varios departamentos surgen estructuras de carpetas diferentes, archivos duplicados o permisos de acceso ausentes.
- A los nuevos miembros del equipo les cuesta comprender dónde están guardados los documentos relevantes.
Especialmente con un gran número de clientes, deals o proyectos, el almacenamiento manual provoca pérdida de tiempo, errores y una estructura de documentos cada vez más confusa.
Solución
WAM IT configura una vinculación automática entre los elementos del CRM y las carpetas de Drive mediante los procesos de negocio de Bitrix24.
En cuanto se crea un nuevo elemento del CRM o se alcanza un estado definido, se inicia automáticamente un proceso de negocio. Este crea una carpeta adecuada en el área de Drive deseada y guarda el enlace directo en el CRM.
La estructura de carpetas, la nomenclatura y la lógica de acceso se adaptan a los procesos de trabajo de su empresa.
Funcionamiento:
- Al crear un cliente, deal, lead, proyecto u otro elemento del CRM se inicia automáticamente un proceso de negocio.
- El proceso crea una nueva carpeta en el área definida del Drive de Bitrix24.
- El nombre de la carpeta se genera según una lógica establecida, por ejemplo a partir del ID del CRM, el nombre del cliente, la denominación del deal, el número de proyecto o la fecha de creación.
- El enlace a la carpeta recién creada se guarda automáticamente en un campo del CRM.
- Los empleados pueden abrir el archivo de documentos directamente desde el registro correspondiente del CRM.
- La vinculación permanece asignada de forma inequívoca al cliente, deal o proyecto.
- La creación de carpetas puede vincularse a determinadas condiciones, fases o valores de estado.
- Los campos del CRM y los procesos de negocio existentes pueden incluirse en la automatización.
Opcionalmente, la solución puede ampliarse:
- Creación automática de subcarpetas, por ejemplo para contratos, ofertas, facturas, fotos, correspondencia o documentación técnica.
- Estructuras de carpetas personalizadas para distintos elementos del CRM o áreas de negocio.
- Asignación automática de permisos de acceso según departamento, rol, responsable o equipo de proyecto.
- Registro en la Timeline en cuanto la carpeta se crea o actualiza.
- Ajuste del nombre de la carpeta ante cambios en el CRM.
- Comprobación de si ya existe una carpeta para evitar duplicados.
- Creación de la carpeta solo a partir de una determinada fase del deal o tras una aprobación.
- Almacenamiento automático de plantillas de documentos preparadas.
- Vinculación con tareas, smart processes u otros flujos internos.
La solución se implementa con los procesos de negocio existentes de Bitrix24. Para la variante estándar no se requieren módulos externos adicionales.
Resultado
Tras la configuración, cada elemento relevante del CRM recibe automáticamente una carpeta de Drive asignada de forma inequívoca.
Los empleados pueden abrir y guardar documentos directamente en el cliente, deal o proyecto, sin crear carpetas manualmente, copiar enlaces o buscar el lugar de almacenamiento correcto.
- Estructura de carpetas automática y uniforme para clientes, deals, proyectos u otros elementos del CRM.
- Entre un 70 y un 90 % menos de tiempo en la creación de archivos y en la búsqueda de documentos, según el proceso anterior y el alcance de la estructura de carpetas.
- Todos los archivos disponibles de forma centralizada por cliente o proyecto.
- Mejor colaboración entre ventas, contabilidad, gestión de proyectos, servicio y otros equipos.
- Estructura uniforme y limpia, sin duplicados.
