CRM-Ordner automatisch erstellen
workflows
18.06.2026
Problem
In Bitrix24 gibt es standardmäßig keine durchgängige automatische Verbindung zwischen CRM-Elementen und einer einheitlichen Ordnerstruktur im Drive.
Wird ein neuer Kunde, Deal oder ein anderes CRM-Element angelegt, müssen Mitarbeiter den passenden Ordner häufig manuell erstellen, korrekt benennen und anschließend im CRM verlinken. Dieser Ablauf kostet Zeit und wird im Arbeitsalltag leicht vergessen.
Typische Schwierigkeiten:
- Für neue CRM-Elemente werden nicht automatisch passende Ordner angelegt.
- Mitarbeiter erstellen Ordner manuell und verwenden dabei unterschiedliche Namen und Strukturen.
- Links zu Dokumentenablagen müssen separat in CRM-Felder oder Kommentare eingefügt werden.
- Verträge, Rechnungen, Angebote, Fotos und andere Dateien liegen in unterschiedlichen Ordnern oder Bereichen.
- Dokumente lassen sich nicht immer eindeutig einem Kunden, Deal oder Projekt zuordnen.
- Mitarbeiter müssen zwischen CRM und Drive wechseln und nach dem richtigen Ablageort suchen.
- Bei mehreren Abteilungen entstehen unterschiedliche Ordnerstrukturen, doppelte Dateien oder fehlende Zugriffsrechte.
- Neue Teammitglieder können nur schwer nachvollziehen, wo relevante Unterlagen gespeichert sind.
Besonders bei einer großen Anzahl von Kunden, Deals oder Projekten führt die manuelle Ablage zu Zeitverlust, Fehlern und einer zunehmend unübersichtlichen Dokumentenstruktur.
Lösung
WAM richtet eine automatische Verknüpfung zwischen CRM-Elementen und Drive-Ordnern mithilfe von Bitrix24 Business-Prozessen ein.
Sobald ein neues CRM-Element erstellt wird oder ein festgelegter Status erreicht wird, startet automatisch ein Business-Prozess. Dieser legt im gewünschten Drive-Bereich einen passenden Ordner an und speichert den direkten Link im CRM.
Die Ordnerstruktur, Benennung und Zugriffslogik werden an die Arbeitsprozesse Ihres Unternehmens angepasst.
Funktionsweise:
- Beim Erstellen eines Kunden, Deals, Leads, Projekts oder anderen CRM-Elements wird automatisch ein Business-Prozess gestartet.
- Der Prozess erstellt einen neuen Ordner im definierten Bereich des Bitrix24 Drive.
- Der Ordnername wird nach einer festgelegten Logik generiert, zum Beispiel aus CRM-ID, Kundenname, Deal-Bezeichnung, Projektnummer oder Erstellungsdatum.
- Der Link zum neu erstellten Ordner wird automatisch in einem CRM-Feld gespeichert.
- Mitarbeiter können die Dokumentenablage direkt aus dem jeweiligen CRM-Datensatz öffnen.
- Die Verknüpfung bleibt eindeutig dem Kunden, Deal oder Projekt zugeordnet.
- Die Ordnererstellung kann an bestimmte Bedingungen, Phasen oder Statuswerte gekoppelt werden.
- Bestehende CRM-Felder und Business-Prozesse können in die Automatisierung einbezogen werden.
Optional kann die Lösung erweitert werden:
- Automatische Erstellung von Unterordnern, zum Beispiel für Verträge, Angebote, Rechnungen, Fotos, Korrespondenz oder technische Unterlagen.
- Individuelle Ordnerstrukturen für unterschiedliche CRM-Elemente oder Geschäftsbereiche.
- Automatische Vergabe von Zugriffsrechten nach Abteilung, Rolle, Verantwortlichem oder Projektteam.
- Eintrag in der Timeline, sobald der Ordner erstellt oder aktualisiert wurde.
- Anpassung des Ordnernamens bei Änderungen im CRM.
- Prüfung, ob bereits ein Ordner vorhanden ist, um Duplikate zu vermeiden.
- Erstellung des Ordners erst ab einer bestimmten Deal-Phase oder nach einer Freigabe.
- Automatische Ablage vorbereiteter Dokumentvorlagen.
- Verknüpfung mit Aufgaben, Smartprozessen oder weiteren internen Abläufen.
Die Lösung wird mit den vorhandenen Bitrix24 Business-Prozessen umgesetzt. Zusätzliche externe Module sind für die Standardvariante nicht erforderlich.
Output
Nach der Einrichtung erhält jedes relevante CRM-Element automatisch einen eindeutig zugeordneten Drive-Ordner.
Mitarbeiter können Dokumente direkt beim Kunden, Deal oder Projekt öffnen und ablegen, ohne Ordner manuell anzulegen, Links zu kopieren oder nach dem richtigen Speicherort zu suchen.
- Automatische und einheitliche Ordnerstruktur für Kunden, Deals, Projekte oder andere CRM-Elemente.
- 70-90 % weniger Zeitaufwand bei der Erstellung von Ablagen und der Suche nach Dokumenten, abhängig vom bisherigen Prozess und dem Umfang der Ordnerstruktur.
- Alle Dateien zentral pro Kunde oder Projekt verfügbar.
- Verbesserte Zusammenarbeit zwischen Vertrieb, Buchhaltung, Projektmanagement, Service und anderen Teams.
- Einheitliche und saubere Struktur ohne Duplikate.
